Customer Success

Woonbedrijf legt de werking van haar organisatie en bedrijfsprocessen vast in ARIS-Connect. “De beschrijvingen daar gaan tot en met 'wat' moet er gebeuren, door 'wie' en 'welke' middelen daarvoor nodig zijn”, vertelt Leon van der Zanden - Informatie Coördinator bij Woonbedrijf. Het ‘hoe’ werd voorheen met in elkaar geknutselde Word-documenten beschreven. Dit bleek erg bewerkelijk en onderhoudsintensief te zijn.

“Met SelfGuide is Woonbedrijf in staat om snel, uniform en onderhoudsvriendelijk bedrijfsprocessen vast te leggen.”

Met SelfGuide maakt Woonbedrijf razendsnel uniforme applicatie werkinstructies die tevens onderhoudsvriendelijk zijn. “Dit is een enorme winst voor zowel de beheerders van de werkinstructies als de gebruikers van de werkinstructies”, geeft Van der Zanden aan.

“Onze inschatting is dat je 50% minder tijd nodig hebt voor het maken en onderhouden van werkinstructies voor applicaties.”

Het gebruik van SelfGuide zorgt ervoor dat de applicatie werkinstructies van hogere kwaliteit zijn én dat het beheren ervan aanzienlijk minder tijd kost. “We hebben er nog geen harde metingen op gedaan, maar onze inschatting is dat je 50% minder tijd nodig hebt voor het maken en onderhouden van kwalitatieve applicatie werkinstructies”, aldus Van der Zanden.

TOPdesk gebruikt meerdere communicatiemiddelen om informatie over hun service management software aan te bieden. “SelfGuide vult precies het gat op tussen de mogelijkheden van tekst en video”, vertelt Tim van Kester - Technical Writer bij TOPdesk.

“SelfGuide helpt ons om specifieke TOPdesk functionaliteiten beter uit te leggen aan gebruikers.”

Sommige TOPdesk functionaliteiten kunnen beter worden uitgelegd door beeld te gebruiken. De applicatie werkinstructies van SelfGuide maken dit mogelijk voor TOPdesk. Het voordeel voor gebruikers is dat de informatie altijd in eenvoudige en herkenbare vorm wordt aangeboden.

“Gebruikers kunnen applicatie werkinstructies eenvoudig terugvinden door de verschillende overzichten, filteropties en synchronisatie met TOPdesk.”

Van Kester ziet dat gebruikers op meerdere manieren de juiste applicatie werkinstructies kunnen vinden: “De verschillende overzichten in combinatie met de filteropties en TOPdesk synchronisatie zorgen ervoor dat gebruikers eenvoudig en snel de juiste applicatie werkinstructie kunnen vinden”.

De bedrijfsvoeringsorganisatie van de gemeente Alphen aan den Rijn verhoogt de zelfredzaamheid van eindgebruikers met SelfGuide. Met SelfGuide hebben gebruikers namelijk altijd en overal toegang tot werkinstructies voor verschillende applicaties. Hierdoor zijn gebruikers in staat om zelfstandig problemen op telossen zonder hulp van de servicedesk.

“Eindgebruikers lossen nu zelfstandig problemen op zonder hulp van de servicedesk.”

Alle applicaties werkinstructies in SelfGuide worden door de integratie met TOPdesk automatisch gesynchroniseerd naar de self-service portal. “Eindgebruikers vinden razendsnel duidelijke antwoorden en/of oplossingen. Dit scheelt de servicedesk en andere oplosgroepen veel tijd”, aldus Berry Berkenhamer – Coördinator ICT Servicedesk bij gemeente Alphen aan den Rijn.

“Het gebruik van SelfGuide bespaart de servicedesk en andere oplosgroepen veel tijd.”

Volgens Berkenhamer is SelfGuide eenvoudig in gebruik: “Applicatie werkinstructies maak en bewerk je in een handomdraai. De investering in SelfGuide verdient zich ruimschoots terug voor onze organisatie.”

Bij VBI wordt SelfGuide voornamelijk gebruikt om terug te blikken op items uit trainingen: “De applicatie werkinstructies zijn handig op de werkplek voor weggezakte onderdelen en support binnen onze organisatie”, aldus Marriëtte Smits – IT Solution Coordinator bij VBI.

“SelfGuide is erg overzichtelijk. Het vinden van de juiste applicatie werkinstructies gaat snel en eenvoudig."

Vooral de gebruiksvriendelijkheid van SelfGuide wordt als prettig ervaren. “Voor gebruikers is alles overzichtelijk. Applicatie werkinstructies, handleidingen en trainingen zijn snel te vinden. Daarnaast zijn deze ook bondig en duidelijk”, aldus Marriëtte Smits.

“Actueel digitaal naslagwerk van trainingen is fijn om te hebben. Je kunt onderwerpen later nog eens terugkijken als je er in de praktijk mee aan de slag gaat.”

Naast persoonlijk gebruik wordt SelfGuide ook gebruikt voor het ondersteunen van collega’s. Zij profiteren van stapsgewijze instructies, die ongeachte de applicatie, altijd in hetzelfde uniforme format worden aangeboden.