Hoe Ambulancezorg Groningen collega’s zelfredzaam maakt met SelfGuide

Ambulancezorg Groningen is verantwoordelijk voor het ambulancevervoer in de provincie Groningen, zowel spoed- als gepland vervoer. De organisatie wil zo snel mogelijk bij de patiënt zijn en de best mogelijke kwalitatieve zorg leveren. Daarom investeren ze continu in verbeteringen. De IT-afdeling ondersteunt dit door onder andere het elektronische patiëntendossier op de ambulances, de digitale berichtenstroom naar het ziekenhuis en de verbindingen met de meldkamer te faciliteren. Hun doel is om verpleegkundigen zoveel mogelijk te ontlasten, zodat zij zich volledig op de patiënt kunnen richten.

Net als veel zorgorganisaties ziet Ambulancezorg Groningen het applicatielandschap complexer worden, wat veel vraagt van collega’s op de werkvloer. De directe aanleiding om met SelfGuide aan de slag te gaan, was de implementatie van nieuwe roosterplanningssoftware, waarin verpleegkundigen diensten muteren, overuren declareren en vrije tijd aanvragen. “Dergelijke software is bedrijfskritisch in een organisatie die 24/7 paraat moet zijn, maar de vele handelingen kunnen voor verpleegkundigen best een uitdaging zijn”, vertelt Jos Klungers, Manager ICT bij Ambulancezorg Groningen.

SelfGuide werd hierbij bewust ingezet om te onderzoeken hoe de tool kan bijdragen aan de adoptie van nieuwe processen en applicaties. In deze fase werden de eerste instructies gemaakt en vervolgens verder verfijnd op basis van gebruik en feedback. Dit gaf Ambulancezorg Groningen snel inzicht in de praktische waarde van SelfGuide binnen de organisatie. Hoewel hij niet direct op zoek was naar een oplossing voor deze uitdaging, maakte hij voor het eerst kennis met SelfGuide op de Zorg & ICT-beurs.

‍

“Ik dacht: ‘Dit is handig, ik herkende direct het probleem dat SelfGuide oplost: collega’s stapsgewijs en visueel meenemen door nieuwe processen en applicaties, zonder ingewikkelde uitleg.”

Jos Klungers, Manager ICT

De eerste kennismaking met SelfGuide verliep positief en liet zien dat collega’s daadwerkelijk werden geholpen bij het uitvoeren van handelingen binnen applicaties. Tegelijkertijd bevindt de organisatie zich nog in een fase waarin het gebruik vanSelfGuide verder wordt doorontwikkeld en gefinetuned.SelfGuide werd inmiddels ook ingezet bij de introductie van een nieuw elektronischpatiëntendossier (EPD).

Instructies zijn daarbij onder andere via een snelkoppeling op het intranet beschikbaar gemaakt, zodat collega’s eenvoudig toegang hebben tot relevante uitleg. Daarnaast is er ook een koppeling gelegd met TOPdesk, waarmee SelfGuide-instructies onderdeel worden van de bredere informatievoorziening richting collega’s.

De technische implementatie van SelfGuide verliep vlot: de single-sign-on-koppeling was snel geregeld. Ook in de eerste fase na implementatie werd de organisatie op locatie goed begeleid door SelfGuide met de ingebruikname, door verschillende collega’s van Ambulancezorg Groningen te trainen. Ambulancezorg Groningen ervaart SelfGuide als een leverancier die proactief contact zoekt, regelmatig vraagt hoe het gaat en meedenkt over verbeteringen en nieuwe mogelijkheden. “Jullie geven ons het gevoel dat je niet alleen een product wilt verkopen, maar de klant echt wilt ondersteunen”, stelt Jos.

SelfGuide wordt onder andere ingezet om collega’s stap voor stap te begeleiden in verschillende applicaties, van roosterplanning tot het EPD. De kracht zit in de eenvoud: met korte, duidelijke stappen worden gebruikers letterlijk door een systeem heen geleid.

“De belangrijkste toegevoegde waarde van SelfGuide is dat je collega’s zonder IT-affiniteit eenvoudig kunt meenemen in een IT-applicatie en hen letterlijk door de schermen heen loodst. In plaats van mondeling uitleggen waar bijvoorbeeld de taakbalk zit, volgen ze gewoon de stappen,”

Jos Klungers, Manager ICT

‍

SelfGuide wordt daarnaast ook ingezet voor mensen van buiten de organisatie. “Binnen Ambulancezorg Groningen werken we ook met uitzendkrachten. Die moeten inloggen in ons EPD terwijl ze de interne procedures vaak niet kennen. Door instructies openbaar te zetten voor externen, kunnen we die informatie ook delen binnen de documentatie die ze van ons ontvangen, zodat ze snel wegwijs zijn in onze systemen”, zegt Jos.

Hoewel de eerste toepassingen succesvol zijn, ligt de huidige focus vooral op het vergroten van de interne adoptie van SelfGuide. In de beginfase was de tool nog relatief onbekend binnen de organisatie, waardoor het belangrijk is om collega’s actief mee te nemen in het gebruik en de mogelijkheden. Daarnaast wordt er gewerkt aan het verder optimaliseren van de integraties met het intranet en TOPdesk. Het doel is om instructies zo laagdrempelig en zichtbaar mogelijk aan te bieden, zodat collega’s deze vanzelf tegenkomen in hun dagelijkse werk.

Ambulancezorg Groningen ziet veel potentie om SelfGuide breder in de organisatie tegebruiken. De basis is gelegd met positieve eerste ervaringen rondom de roosterplanning en het EPD. De komende periode ligt de focus op verdere adoptie, zichtbaarheid en integratie binnen het applicatielandschap. Door SelfGuide sterker te verankeren in bestaande systemen zoals het intranet en TOPdesk, wil de organisatie ervoor zorgen dat instructies altijd op de juiste plek en op het juiste moment beschikbaar zijn. De wens is dat meer afdelingen actief eigenaarschap nemen over hun instructies en dat content up-to-date blijft, zodat collega’s altijd op actuele informatie kunnen vertrouwen.

Jos Klungers beveelt SelfGuide actief aan bij collega-ambulancediensten die met vergelijkbare uitdagingen rond softwareadoptie kampen en ziet SelfGuide als een product dat je op een presenteerblaadje aan de eindgebruiker kunt aanbieden. Zijn advies aan organisaties die twijfelen: “Vraag een gratis testlicentie aan, probeer SelfGuide uit en ervaar zelf hoe snel duidelijk wordt dat de tool erg handig is,” besluit Jos.