PRIVACY STATEMENT

Versie: januari 2026

Op verschillende momenten leggen we persoonsgegevens van je vast, bijvoorbeeld waarneer je ons product gebruikt of de website bezoekt. We vinden het belangrijk om jouw privacy daarbij goed te respecteren. Op deze pagina leggen we onder meer uit welke gegevens we vastleggen en voor welke doeleinden we dat doen.

Heb je vragen dan kun je ons bereiken op privacy@selfguide.com.

Wie zijn wij? 

Wij zijn SelfGuide B.V.(hierna SelfGuide), de organisatie achter het product SelfGuide. Je vindt ons aan de John Maynard Keynesstraat 351 in Hengelo. We zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69222975.

Welke gegevens houden we bij en waarom? 

De situatie bepaalt welke persoonsgegevens we daadwerkelijk vastleggen en waarom we dit doen. Voor elke situatie is hieronder uiteengezet welke gegevens we verwerken en met welk doel.

Als je één van onze websites bezoekt:

• Dan verzamelen we gegevens over hoe je bij de website komt, het device waarmee je de website bezoekt en de interactie met de website. Hieronder valt onder meer het tijdstip, de pagina’s die je bekijkt, welke browser je gebruikt, welk type apparaat je gebruikt en de geografische regio van waaruit je de website bezoekt.
• Bij het bezoeken van de website bepaal je zelf, aan de hand van cookies, welke gegevens we daadwerkelijk mogen gebruiken.
• We gebruiken deze gegevens voor statistieken over het gebruik van de website alsmede het verbeteren van de website.
• We gebruiken deze gegevens voor het uitvoeren en verbeteren van onze marketingdoeleinden.

Als je ons product gebruikt:

• Dan verzamelen we gegevens, we noemen dit telemetrie data, over het device waarmee je ons product gebruikt, de interactie met het product, eventuele fouten die optreden in het product en de performance van het product. De gegevens die we van je verzamelen zijn waar mogelijk geanonimiseerd en anders zoveel mogelijk gepseudonimiseerd.
• We gebruiken deze gegevens om beter te weten hoe ons product wordt gebruikt, het product te verbeteren en je waar nodig te ondersteunen in het gebruik van ons product.

• Dan heb je een account met aanvullende gegevens zoals een voornaam en achternaam
• We gebruiken deze gegevens om je te kunnen authentiseren en het het gebruik te personaliseren

• Dan slaan we informatie op die voortkomt uit het gebruik van functionaliteit in het product
  Denk hierbij aan het maken van een instructie, het openen van een instructie, het volgen van een training, etc.
• We gebruiken deze gegevens voor de functionaliteiten in het product alsmede auditing doeleinden voor jouw organisatie

• Vanuit het product wordt je per e-mail genotificeerd over gebeurtenissen, bijvoorbeeld als een account voor je wordt aangemaakt of als feedback wordt gesloten
• We gebruiken je contactgegevens in dit geval voor functionaliteit in het product
  ‍
• Als er relevante ontwikkelingen zijn, bijvoorbeeld een nieuwe release of roadmap update, dan houden we je hier van op de hoogte. Daarbij houden we je ook op de hoogte van andere relevante informatie, bijvoorbeeld bij incidenten, aankomende events en uitbreiding in diensten. Je kunt ten alle tijden bij ons aangegeven dat je deze informatie niet meer wenst te ontvangen.
• We gebruiken je contactgegevens om te zorgen dat je op de hoogte blijft van onze producten en diensten.

• Voor het opstellen en uitvoeren van de overeenkomst hebben we je gegevens nodig, denk aan de naam van de organisatie, voornaam, achternaam, functietitel en adres informatie.
• Deze gegevens gebruiken we voor het opstellen van de offerte, de totstandkoming van de overeenkomst, het uitvoeren van de facturatie en het afhandelen van eventuele geschillen.

Als je functionaliteit gebruikt op één van onze websites:

• Dan kunnen we je om informatie vragen en slaan deze informatie op samen met de informatie die tot stand komt uit de functionaliteit.
  Denk aan je voornaam, achternaam en e-mail adres voor het genereren en delen van een certificaat in de university
• We gebruiken deze gegevens voor de functionaliteit van de website en om je op de hoogte te houden van onze dienstverlening

Als je jezelf inschrijft op één van onze websites om op de hoogte gehouden te worden:

• Dan slaan we je e-mail adres en eventuele aanvullende verstrekte informatie op.
  
• We gebruiken deze gegevens om je op de hoogte te houden van de informatie waar je je voor hebt ingeschreven.
  Denk aan product update, sub processor changes, status updates en de nieuwsbrief

Als je gebruik maakt van ondersteunende diensten:

• Voor ondersteunende diensten (bijvoorbeeld consultancy, een training of een webinar) hebben we contactgegevens nodig van jou (en eventuele betrokken personen) voor het inplannen van de dienst en het daadwerkelijk uitvoeren van de dienst.
• We verzamelen deze gegevens om uit te voeren wat je van ons vraagt. Daarnaast bewaren we de gegevens om in de toekomst terug te kunnen kijken wat we voor jouw organisatie hebben uitgevoerd.

Als je contact met ons opneemt of een relatie met ons hebt:

• Dan hebben we je contactgegevens nodig. Dat kan zijn je voornaam en achternaam, je e-mail adres, je telefoonnummer en de organisatie waar je werkt. De daadwerkelijke gegevens zijn afhankelijk van het contact. Voor het plannen van een demo hebben we andere gegevens nodig dan het uitrollen van een trial omgeving.
• Allereerst gebruiken we deze gegevens om te reageren en je vraag of verzoek af te handelen. Daarnaast verzamelen we deze informatie om je in de toekomst beter van dienst te kunnen zijn. 

Als je aan ons gelieerde web pagina’s bezoekt:

• Van gelieerde webpagina’s (bijvoorbeeld onze LinkedIn en Facebook pagina) ontvangen we, op anonieme basis, informatie over je bezoek. Als je een bericht of iets dergelijks achterlaat dan verwerken we het bericht samen met jouw contactgegevens.
• Deze informatie gebruiken we enerzijds om jouw bericht te verwerken, om inzicht te krijgen over het gebruik van de webpagina’s en het verbeteren van onze marketingcampagnes

Worden je gegevens automatisch verwerkt?

Nee, we maken geen gebruik van automatische gegevens verwerking en besluitvorming op basis van algoritmes en AI.

Op basis van welke grondslag verwerken we jouw gegevens?

We verwerken de beschreven gegevens op basis van één of meerdere redenen:

• Uitvoering van de overeenkomst
• Toestemming van de gebruiker
• Gerechtvaardigd belang

Hoe hebben we jouw gegevens beveiligd? 

We gaan zorgvuldig om met jouw gegevens, daarvoor hebben we technische en organisatorische maatregelen genomen. De genomen maatregelen hebben we gekozen op basis van de gevoeligheid van de gegevens, de risico’s die daaraan verbonden zijn, technologie die beschikbaar is en de kosten voor het toepassen van de maatregel.

De geïmplementeerde maatregelen en gemaakte keuzes worden met regelmaat geëvalueerd en indien nodig worden de maatregelen aangepast.

Wie kunnen er bij je gegevens? Met wie delen we je gegevens? 

Medewerkers die werken voor SelfGuide kunnen bij je gegevens indien ze de gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken.

Het delen van gegevens buiten onze organisatie doen we zo min mogelijk en alleen wanneer het nodig is, bijvoorbeeld:

• Als dit wettelijk verplicht is.
  Denk aan de rechtelijke macht of een belastinginspecteur die gegevens opvraagt.
• Als dit past bij, of nodig is voor, de doelen waarvoor we je gegevens vastleggen en dit toegestaan is
  Bijvoorbeeld het delen van een e-mail adres met een mail service dienst om je de nieuwsbrief te sturen.
• Als een partner van ons je gegevens nodig heeft voor het uitvoeren van een dienst.
  Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een quote ontvangt via een partner of naar SelfGuide de wens uitspreekt dat een partner contact opneemt om je te ondersteunen in het verbeteren van een toepassing.

Het verkopen of verhuren van je gegevens doen we uiteraard niet.

Hoe lang bewaren we je gegevens? 

Gegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we de gegevens hebben vastgelegd. Zo moeten we voor de Belastingdienst facturen, met daarin mogelijk persoonsgegevens, bewaren. We houden ons aan deze wettelijke termijnen.

De termijnen die we hanteren:

• Wettelijk termijn indien van toepassing, bijvoorbeeld 10 jaar voor facturen.
• Accounts in het product bewaren we totdat het account is verwijderd of de duur van de overeenkomst inclusief de exit periode.
• Backups van de data in het product bewaren we 21 dagen, gegevens verwijderde in het product zijn na deze periode definitief en volledig verwijderd.
• Gegevens die voortkomen uit gebruikte functionaliteit op een website bewaren we totdat je aangeeft dat we deze gegevens moeten verwijderen
• Inschrijvingen om je op de hoogte te houden bewaren we totdat je jezelf uitschrijft
• Contactgegevens voor ondersteunende diensten bewaren we gedurende de afhandeling van de dienst en daarna voor het verbeteren van de dienstverlening.

Welke rechten heb je als het gaat om jouw privacy? 

De privacy wetgeving geeft je rechten, zo kun je ons:

• Vragen om inzage in de gegevens die we van jou verwerken.
• Vragen om gegevens die onjuist zijn te laten corrigeren, te verwijderen of af te schermen.
• Vragen om gebruik van je gegevens te beperken.
• Vragen om gegevens aan jou over te dragen.
• Laten weten dat je bezwaar hebt tegen de gegevens die we van jou verwerken

Een eerder gegeven toestemming voor het verwerken van gegevens kun je later altijd weer intrekken. Het kan voorkomen dat we na het intrekken van de toestemming dezelfde gegevens alsnog verwerken alleen voor een ander doel en met een andere grondslag.

Gaat het voor je gevoel echt niet zoals het zou moeten dan heb je uiteraard altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kun je gebruik maken van bovenstaande rechten? 

Wil je bepaalde e-mails niet meer ontvangen (bijvoorbeeld de nieuwsbrief) dan heb je zelf de mogelijkheid je uit te schrijven onderaan de e-mail.

Je gebruikersaccount in het product kan verwijderd worden door de beheerder van de SelfGuide omgeving. Neem hiervoor contact op met de beheerder.

Voor andere vragen of verzoeken, neem contact op met privacy@selfguide.com.

‍