Van complex naar eenvoud: hoe SelfGuide het applicatiegebruik van Gemeente Houten stroomlijnt

De gemeente Houten, onderdeel van de regio Utrecht, groeide de afgelopen decennia van een dorp met 7.000 inwoners uit tot een middelgrote stad met ruim 50.000 inwoners. Met deze groei nam ook de behoefte toe aan digitale ondersteuning, vooral bij het gebruik van moderne applicaties zoals Microsoft Teams. Niet iedere medewerker beschikt over dezelfde digitale vaardigheden, waardoor de vraag naar duidelijke en toegankelijke instructies snel steeg.

Consultant Pieter-Bas Wijne was nauw betrokken bij de implementatie van SelfGuide bij de gemeente Houten. “Functioneel beheerders liepen aan tegen tijdsdruk en inefficiëntie bij het maken en bijhouden van handleidingen. Tegelijk wilde men eindgebruikers snel op weg helpen, zonder steeds zelf te moeten bijspringen.” vertelt hij.

De keuze viel als snel op SelfGuide; deze tool biedt interactieve, stapsgewijze instructies die medewerkers direct in hun eigen werkomgeving kunnen volgen, op een manier die uniek is in zijn soort. Dankzij de koppeling met het selfserviceportaal en TOPdesk kan de helpdesk eenvoudig relevante instructies delen bij meldingen. Pieter-Bas: “De functioneel beheerder die als eerste testte, was direct enthousiast: ‘Dit voldoet voor 98% aan wat ik nodig heb."

"De interim teammanager zocht iets om Teams goed uit te leggen aan eindgebruikers. Toen we SelfGuide ontdekten, was dat eigenlijk precies wat we nodig hadden.”

Pieter-Bas Wijne, consultant Gemeente Houten

Voorheen kostte het maken van een handleiding in Word soms dagen. Met SelfGuide kunnen applicatiebeheerders nu binnen enkele minuten actuele instructies maken en aanpassen. Pieter-Bas: “Het verschil is enorm. Eén beheerder zei: ‘Ik was dagen bezig in Word, nu is het zo gepiept.’” Deze efficiëntie zorgt ervoor dat de content altijd up-to-date blijft, wat essentieel is in een dynamische organisatie.

SelfGuide maakt het voor eindgebruikers eenvoudig om direct feedback te geven op instructies. Hierdoor hoeven zij geen aparte tickets meer aan te maken; ze kunnen direct aangeven welke stap niet werkt. Functioneel beheerders kunnen zo snel bijsturen en de integratie met TOPdesk maakt het mogelijk om meldingen direct te koppelen aan bestaande instructies. Dit verhoogt de efficiëntie van de helpdesk en vergroot de zelfredzaamheid van medewerkers.

"Vaak krijg je een ticket met ‘het werkt niet’. Nu wijzen mensen gewoon aan: ‘Deze stap doet het niet.’ Dat scheelt enorm veel uitzoekwerk.”

Firoz Prins, projectmanager Gemeente Houten

Het enthousiasme van beheerders werkte aanstekelijk binnen de organisatie. Al snel ontstond er een standaard: iedereen wilde met SelfGuide werken om verwarring door verschillende formats te voorkomen. Binnen korte tijd groeide SelfGuide uit tot een onmisbaar onderdeel van het werkproces. Functioneel beheerders besparen tijd, gebruikers zijn sneller geholpen en de druk op de helpdesk neemt af. Dit bewijst dat slimme software, mits goed ingebed, het verschil kan maken.

"Ik hoefde alleen te zorgen dat ze elkaar spraken. Eén beheerder vertelde wat het haar opleverde en de rest wilde het ook proberen.”

Pieter-Bas Wijne, consultant Gemeente Houten

SelfGuide biedt een duidelijke win-win voor zowel beheerders als eindgebruikers. Volgens Firoz is het gebruiksgemak voor functioneel beheerders een groot pluspunt: handleidingen zijn snel en eenvoudig te maken en aan te passen. Dankzij de snelheid van instructiecreatie zijn nieuwe instructies binnen enkele minuten klaar, waardoor alles altijd actueel blijft. Voor medewerkers betekent dit dat ze op een intuïtieve en zelfstandige manier kunnen leren, zonder onnodige drempels.

Daarnaast ondersteunt SelfGuide verschillende leerstijlen – visueel, praktisch of tekstueel – door stap-voor-stap begeleiding te bieden. Firoz zegt hierover: “Het kost veel minder moeite. Je hoeft het niet te lezen, je doet gewoon mee. ”Dit verlaagt de drempel om nieuwe applicaties te gebruiken en versnelt het leereffect, zonder dat medewerkers worden overweldigd door informatie.

Ook de samenwerking met SelfGuide verloopt soepel en constructief. Pieter-Bas nam het initiatief om functioneel beheerders te betrekken en samen met SelfGuide werden heldere informatiesessies georganiseerd, wat als laagdrempelig en inspirerend werd ervaren. Firoz waardeert het snelle contact: “Als ik ergens vragen over heb, dan helpen ze altijd binnen een dag. Dat contact is heel fijn.” Pieter-Bas benadrukt bovendien dat SelfGuide openstaat voor feedback en wensen vanuit de organisatie: “SelfGuide denkt constructief mee en past de tool aan als er voldoende vraag is.” Hierdoor blijft de samenwerking flexibel en gericht op voortdurende verbetering.

Wil jij ontdekken hoe SelfGuide jouw organisatie helpt om snel en effectief instructies te maken? Neem vandaag nog contact met ons op, we denken graag met je mee!