SelfGuide chat
Welcome to SelfGuide
Do you have a question? Then feel free to ask one of our colleagues, and you’ll usually receive a response within 24 hours.
Want an immediate answer to your question? Take a look at the pages below.
?
Toen Opella overstapte van het ene elektronisch cliëntendossier naar het andere, moest binnen een paar maanden de hele organisatie getraind worden. SelfGuide werd daarbij niet door Opella zelf gevonden, maar aangedragen door implementatiepartner Adcase, die de implementatie begeleidde. Wat begon als hulpmiddel om trainingen behapbaar te houden, is inmiddels uitgegroeid tot een begrip binnen de organisatie en breidt zich nu uit naar andere applicaties en processen.
Opella biedt zorg en ondersteuning in de Gelderse Vallei en is actief in onder meer Wageningen, Ede en Veenendaal. Opella is er voor ouderen, voor gezinnen en voor iedereen die tijdelijk of langdurig ondersteuning nodig heeft. Inwoners kunnen bij Opella terecht voor verpleeghuiszorg, wijkverpleging, thuiszorg, revalidatie, therapie, dagbesteding en maatschappelijk werk. Opella kijkt niet alleen naar wat iemand nodig heeft, maar naar wie iemand is. Lichaam, gedachten, gevoelens, relaties, levensverhaal. Alles telt mee. Nellie Pels is Adviseur Kwaliteit en Innovatie bij Opella. De afgelopen twee jaar stond voor haar vooral in het teken van de overstap van het elektronisch cliëntendossier Pluriform naar Nedap ONS.
SelfGuide was bij Opella twee jaar geleden volledig onbekend. Tijdens de voorbereiding op de ECD-migratie was het Adcase, de implementatiepartner van Opella, die hen op SelfGuide wees. Wel speelde er allang er een impliciete behoefte: Hoe neem je collega’s mee in veranderingen van beleid en systemen. Hoe train je efficiënt en ‘lichtvoetig’, gericht en op het moment dat het nodig is, zodat je lange papieren handleidingen op intranet achter je kunt laten? De eerste kennismaking met SelfGuide maakte meteen indruk op Nellie, vooral omdat de instructies zo dicht op de praktijk aansloten: ze zag meteen de schermen voor zich waarmee ze dagelijks aan de gang was, in plaats van een abstracte beschrijving ervan.
De livegang van het nieuwe ECD had een harde deadline die vaststond. Om te voorkomen dat collega’s te vroeg werden getraind en de kennis alweer wegzakte in aanloop naar de livegang, werd het trainingstraject bewust in de maanden voor de livegang geconcentreerd.
"Het is echt voor ons wel heel erg belangrijk geweest omdat we het gewoon in al onze processen met SelfGuide wilden uitleggen. We hebben echt 1.600 tot 1.800 collega’s getraind, dus iedereen is fysiek op training geweest."
Nellie Pels, Adviseur Kwaliteit en Innovatie
Om dit behapbaar te maken, leidde Opella eigen ONS-coaches op: interne collega's die collega’s ondersteunden en zelf ook de trainingengaven. In de opstartfase waren deze coaches zeven dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar. Een belangrijke ondersteuning in deze fase kwam van Adcase, die Opella zo'n 150 kant-en-klare SelfGuide-instructies over ONS meegaf als basis. Deze losten weliswaar niet de meer specialistische vragen op die pas na verloop van tijd ontstonden, maar gaven Opella een noodzakelijke vliegende start.
Bij de start koos Opella voor de snelste en meest laagdrempelige manier om instructies te ontsluiten: een directe link naar SelfGuide, met inloggen via de eigen “Single Sign-On” koppeling. Hierdoorkonden collega’s gewoon met hun bestaande inloggegevens toegang tot SelfGuidekrijgen. Opella onderzoekt inmiddels wel verdere verdieping, zoals eenkoppeling met het eigen leermanagementsysteem en het gebruik van SelfGuiderichting externen.
Een belangrijk onderdeel van de aanpak was een bewuste gedragsverandering: collega's werden eerst fysiek getraind met behulp van een training in SelfGuide. Na livegang werden collega’s gestimuleerd om eerst zelf inde deelinstructies van SelfGuide een antwoord te zoeken voordat ze een coach contacteerden.
"Onze ONS-coaches hebben we zo getraind dat ze niet meteen met een oplossing komen, maar eerst zeggen: heb je al gekeken of er een SelfGuide is?"
Nellie Pels, Adviseur Kwaliteit en Innovatie
Deze aanpak zorgde voor een merkbare verschuiving: de coaches werden in de periode na livegang steeds minder belast met herhalende vragen, konden inmiddels vanuit hun rol beter analyseren welke vragen structureel terugkwamen en kregen daardoor ruimte om zelf nieuw SelfGuide-instructiemateriaal te maken en te publiceren op basis van veelgestelde vragen. Vanuit Opella is inmiddels ook besloten om het maken van SelfGuides structureel een plek te geven binnen de rol van de coaches.
Waar de periode voor livegang draaide om brede basistrainingen die voor alle collega’s golden, is het beeld inmiddels veranderd. Doordat de organisatie het systeem beter is gaan doorgronden, zijn instructies specifieker geworden en beter afgestemd op de praktijk van verschillende functies.
"Toen we begonnen keken we nog heel gefragmenteerd naar het systeem. Nu zie je het geheel en krijg je veel beter in de gaten: als ik dat doe, heeft dat ook daar mee te maken."
Nellie Pels, Adviseur Kwaliteit en Innovatie
Het aantal collega’s dat instructies mag maken, is bewust beperkt gehouden. In het begin lag dit vast aan wie in het ONS-projectteam zat; inmiddels ligt dit rond de vijftien mensen, verspreid over verschillende applicaties en processen. Wat begon met de ECD-migratie, breidt zich inmiddels uit naar andere delen van de organisatie. Opella maakt SelfGuide-instructies voorde aankomende overstap van Citrix naar Microsoft 365 (waaronder OneDrive, SharePoint, Teams en Viva Engage) en voor applicaties van AFAS.
"Mensen kennen inmiddels SelfGuide. Als je dan gewooneen goede SelfGuide hebt, hoef je mensen bijna niet meer te trainen."
Nellie Pels, Adviseur Kwaliteit en Innovatie
De feedback op de trainingen was overwegend positief te noemen, ook onder collega’s die zichzelf niet als digitaal vaardig beschouwen.
"Zelfs mensen die weinig met een computer hebben, zaten in die SelfGuides en zeiden: nou, dat is handig. Het heeft ons echt geholpen om en goede training neer te zetten."
Nellie Pels, Adviseur Kwaliteit en Innovatie
Inmiddels heeft Adcase geen actieve rol meer in het gebruik van SelfGuide bij Opella, de organisatie maakt en positioneert instructies nu volledig zelf. Nellie is blij dat Adcase de SelfGuides heeft aanbevolen, omdat die de start voor Opella een stuk makkelijker maakte. De samenwerking met SelfGuide zelf, waarbij periodiek wordt overlegd over nieuwe mogelijkheden, ervaart Opella als prettig en constructief. Een concreet verbeterpunt dat Nellie meegeeft, is de mogelijkheid om instructies te dupliceren, zodat een vergelijkbare instructie niet steeds helemaal opnieuw gemaakt hoeft te worden. Op de vraag wat de belangrijkste toegevoegde waarde van SelfGuide is, is Nellie's antwoord kort en overtuigd:
"Het allerbelangrijkste vind ik altijd dat je ziet wat je moet doen. En het is herkenbaar wat je ziet. Dan blijft het duizend keer beter hangen dan wanneer we dat omschrijven in een werkinstructie."
Haar advies aan organisaties die twijfelen:
"Mensen leren heel snel door SelfGuide en dat vervangt echt al je enorme PDF-bestanden en je printscreens. Het is sowieso, zowel voor het maken in de achterkant als het bekijken in de voorkant, alleen maar winst om met SelfGuide te gaan werken."
