Procesdocumentatie

Zorg dat collega's werken volgens de standaard

Een processenhuis laat zien wat er binnen een organisatie gebeurt, maar mist vaak de vertaling naar de dagelijkse praktijk. Met SelfGuide ontstaat een directe verbinding tussen proces en uitvoering, waardoor collega's precies weten hoe zij elke stap moeten uitvoeren.

Procesdocumentatie | SelfGuide

70%

van medewerkers geeft aan dat werkplezier negatief beïnvloed wordt

1,8uur

per dag verspild aan zoeken naar informatie door onduidelijkheid

Van procesbeschrijving naar praktische uitvoering

In veel organisaties ontbreekt de vertaling van processen naar de dagelijkse uitvoering. Procesmodellen blijven vaak te abstract en sluiten onvoldoende aan op dagelijkse werkzaamheden. SelfGuide verbindt deze twee werelden. Met SelfGuide leg je snel en eenvoudig vast hoe werkzaamheden in applicaties moeten worden uitgevoerd. Door deze directe koppeling tussen proces en praktijk wordt tijd bespaard en neemt het werkplezier toe.

De kracht van SelfGuide voor procesdocumentatie

De inzet van SelfGuide biedt veel verschillende voordelen.

Organisatiespecifiek

Ontwikkel zonder moeite trainingen die perfect aansluiten op de unieke processen van jouw organisatie. Zo creëer je materialen die collega's direct ondersteunen in hun dagelijkse werk.

Onafhankelijk

Leg centraal vast hoe handelingen uitgevoerd moeten worden, zodat er één duidelijke bron van waarheid ontstaat. Medewerkers hoeven daardoor niet langer afhankelijk te zijn van collega’s om hun vragen beantwoord te krijgen.

Hogere productiviteit

Medewerkers leren direct in hun eigen werkomgeving en worden daardoor sneller vaardig in nieuwe software en processen. Ze zijn tot wel 65% sneller productief dan met traditionele trainingen en voelen zich vanaf dag één zeker in hun rol.

Borg actualiteit

Houd instructies, handleidingen en trainingen moeiteloos up‑to‑date. Met de ingebouwde feedbackfunctie zorg je er samen als organisatie voor dat elke instructie relevant blijft en perfect aansluit op de praktijk.

Real-time inzichten

Met duidelijk inzicht in de trainingsvoortgang behoud je eenvoudig controle over deelname en gebruik, zonder extra administratieve lasten. Je ziet in één oogopslag wie extra aandacht vraagt en wie de training succesvol heeft afgerond.

Context-specifieke begeleiding

Medewerkers krijgen direct de juiste instructies te zien in de applicatie waarin ze werken. Zo verschijnt precies de informatie die relevant is voor hun taak, op het moment dat ze die nodig hebben. Dat betekent sneller begrip, minder fouten en sneller productief.

Uniformiteit

Alle instructies, handleidingen en trainingen worden in één uniform format aangeboden. Zo blijft elke training vertrouwd en overzichtelijk, ongeacht de maker. Dat geeft medewerkers houvast, maakt het makkelijker en helpt hen sneller begrijpen hoe ze een handeling moeten uitvoeren.

Hoe je met SelfGuide je procesdocumentatie verbetert

1

Leg processtappen eenvoudig vast met instructies

Met SelfGuide maak je razendsnel instructies die naadloos aansluiten op de processen en systemen van jouw organisatie. Terwijl je werkt, leg je kennis direct vast, waardoor automatisch bruikbare en herkenbare instructies ontstaan. Doordat je processtappen eenvoudig kunt omzetten naar concrete instructies, bouw je elke stap uit je processen moeiteloos na in SelfGuide en ontstaat er een heldere, uitvoerbare vertaling van je volledige werkwijze.

2

Van losse stappen naar één overzichtelijk proces

Met SelfGuide bundel je moeiteloos verschillende instructies tot één helder en compleet procesoverzicht. Je kunt bestaande stappen eenvoudig hergebruiken of combineren, waardoor je zonder extra werk consistente processen opbouwt. Ook gelijksoortige instructies voeg je met één klik samen, zodat varianten van hetzelfde proces niet telkens opnieuw hoeven te worden gemaakt. Zo ontstaat een logisch en navolgbaar geheel waarin elke processtap duidelijk is uitgewerkt. Op deze manier beschrijf je al je processen snel, uniform en volledig, precies zoals je organisatie het bedoeld heeft.

3

Instructies precies waar je ze nodig hebt

Met SelfGuide krijgen medewerkers automatisch de juiste instructies op precies het moment dat ze die nodig hebben. Elke processtap wordt gekoppeld aan de bijbehorende instructie, waardoor medewerkers niet meer hoeven te zoeken naar informatie. SelfGuide toont alleen wat relevant is voor de stap waarin iemand zich bevindt, zodat niemand wordt overspoeld met overbodige details. Zo krijgt iedere medewerker exact de juiste hoeveelheid begeleiding op het juiste moment in het proces. Dit maakt werken niet alleen sneller en duidelijker, maar ook consistenter en foutlozer.

Integreer met jouw processenhuis

Integreer met jouw processenhuis

SelfGuide is te integreren met elke BPM-tool. Je koppelt simpelweg elke processtap aan de bijbehorende instructies in SelfGuide. Zo ontstaat er een directe, praktische vertaling van je procesarchitectuur naar de dagelijkse uitvoering. Medewerkers navigeren vanuit het processenhuis vanzelf naar de concrete “hoe‑doe‑ik‑dit?” informatie, waardoor processen niet alleen worden ontworpen, maar ook consistent worden uitgevoerd zoals bedoeld.

Meer dan 1 miljoen mensen gebruiken SelfGuide

“Bij veel nieuwe applicaties staan medewerkers niet gelijk te trappelen om ermee aan de slag te gaan. Bij SelfGuide zagen medewerkers wel snel de meerwaarde."

Jasper Veldhuis

Functioneel Beheerder

"Vanuit onze Academie willen wij leren heel toegankelijk maken en flexibel inrichten, met een sterke focus op zelfredzaamheid van de medewerker. Dat is waar SelfGuide mooi in faciliteert."

Edward Boon

Senior Businesspartner, Opleiding & Ontwikkeling

“Eerst knipten en plakten we screenshots in een Word-document. Daar ging ontzettend veel tijd in zitten per handleiding. Nu maken we in anderhalf uur in één keer 20-25 instructies. Dat was eerder ondenkbaar.”

Bart de Roos

Sr. Functioneel Beheerder

“Eén van de functioneel beheerders zei: ‘Ik was eerder echt wel een paar dagen bezig om een handleiding in Word goed te krijgen. Nu is het een kwestie van minuten – klik, klik, klaar’. Als gebruikers dat aan collega’s vertellen, verkoopt het zichzelf. Ik hoef alleen nog maar de verbinding te leggen."

Pieter-Bas Wijne

Consultant

"Groeiende digitale vaardigheden zorgen voor meer tijd voor onze cliënten, meer werkplezier en lagere werkdruk."

Alexander Dijk

Applicatiebeheerder

"Wij wilden zelf instructies maken. De eenvoud en snelheid waarmee je instructies maakt en onderhoudt met SelfGuide is echt indrukwekkend."

Mara Kremer

Adviseur ICT

"Wij gebruiken SelfGuide in onze organisatie om onze medewerkers te ondersteunen bij allerlei werkzaamheden. De instructies worden door onze kerngebruikers opgesteld en vervolgens door de collega’s van de organisatie gebruikt om nieuwe of repeterende taken volgens het proces uit te voeren. Dat verloopt probleemloos."

Jacob ten Toom

Medewerker IT

"SelfGuide stelt ons in staat om de ontwikkeling en groei van onze medewerkers op een gestructureerde en efficiënte manier te ondersteunen. SelfGuide is een waardevolle tool die bijdraagt aan de continue verbetering van onze interne processen en versterkt de betrokkenheid binnen het team."

Paul Govers

Data-analist

“Met SelfGuide kunnen we instructies en handleidingen voor applicaties in slechts 15% van de tijd maken vergeleken met voorheen. Daarnaast leidt het tot aanzienlijke tijdsbesparing voor zowel beheerders als gebruikers bij het onderhouden, zoeken en delen van instructies.

Nick van Nunen

Proces Change Manager

“Onze oude handleidingen waren onhandig en tijdrovend om bij te werken. Met SelfGuide kunnen we snel en eenvoudig stapsgewijze instructies maken. Dit heeft onze klantenservice enorm ontlast en de tevredenheid van onze klanten verbeterd.”

Anne Cimetière

Customer Success Consultant

“De kracht van SelfGuide zit in de eenvoud. Je maakt razendsnel een korte, complete en duidelijke instructie of handleiding. We besparen veel tijd bij het oplossen van gebruikersvragen en zien dat medewerkers zelfredzamer worden.”

Leonardo Lay

Functioneel Applicatiebeheerder

"Een belangrijk doel voor ons was dat er meer instructies gemaakt zouden worden om de digitale vaardigheid van eindgebruikers te verbeteren. We merken zeker dat we daarin slagen."

Mieke Hoogeveen

Specialist automatisering

"Met SelfGuide kunnen wij openbare werkinstructies via onze website beschikbaar stellen aan onze cliënten. Ze kunnen hierdoor op hun eigen tempo ondersteuning krijgen bij applicaties. Onze cliënten ervaren dit als zeer prettig."

Roy van Keulen

ICT Service Coördinator

"Met onze I&A afdeling moeten we ervoor zorgen dat onze medewerkers over zoveel mogelijk kennis beschikken van de softwareproducten die we gebruiken. SelfGuide speelt daarin een belangrijke rol."

Tonny van der Putten

Applicatiebeheerder

“Instructies in SelfGuide vullen voor ons precies het gat op tussen tekst en video bij communicatie van informatie over onze software. Het format van de instructies zorgt ervoor dat we informatie dichter bij onze klanten kunnen brengen.”

Tim van Kester

Technical Writer

"Concrete waarde realiseren we door het borgen en centraal beschikbaar stellen van specialistische, technische en functionele kennis van applicaties. In de praktijk zie je dat een nieuwe collega meldingen oplost aan de hand van instructies in SelfGuide.”

Sander Hilgerink

Teamleider I&A

“Bij veel nieuwe applicaties staan medewerkers niet gelijk te trappelen om ermee aan de slag te gaan. Bij SelfGuide zagen medewerkers wel snel de meerwaarde."

Jasper Veldhuis

Functioneel Beheerder

"Vanuit onze Academie willen wij leren heel toegankelijk maken en flexibel inrichten, met een sterke focus op zelfredzaamheid van de medewerker. Dat is waar SelfGuide mooi in faciliteert."

Edward Boon

Senior Businesspartner, Opleiding & Ontwikkeling

“Eerst knipten en plakten we screenshots in een Word-document. Daar ging ontzettend veel tijd in zitten per handleiding. Nu maken we in anderhalf uur in één keer 20-25 instructies. Dat was eerder ondenkbaar.”

Bart de Roos

Sr. Functioneel Beheerder

“Eén van de functioneel beheerders zei: ‘Ik was eerder echt wel een paar dagen bezig om een handleiding in Word goed te krijgen. Nu is het een kwestie van minuten – klik, klik, klaar’. Als gebruikers dat aan collega’s vertellen, verkoopt het zichzelf. Ik hoef alleen nog maar de verbinding te leggen."

Pieter-Bas Wijne

Consultant

"Groeiende digitale vaardigheden zorgen voor meer tijd voor onze cliënten, meer werkplezier en lagere werkdruk."

Alexander Dijk

Applicatiebeheerder

"Wij wilden zelf instructies maken. De eenvoud en snelheid waarmee je instructies maakt en onderhoudt met SelfGuide is echt indrukwekkend."

Mara Kremer

Adviseur ICT

"Wij gebruiken SelfGuide in onze organisatie om onze medewerkers te ondersteunen bij allerlei werkzaamheden. De instructies worden door onze kerngebruikers opgesteld en vervolgens door de collega’s van de organisatie gebruikt om nieuwe of repeterende taken volgens het proces uit te voeren. Dat verloopt probleemloos."

Jacob ten Toom

Medewerker IT

"SelfGuide stelt ons in staat om de ontwikkeling en groei van onze medewerkers op een gestructureerde en efficiënte manier te ondersteunen. SelfGuide is een waardevolle tool die bijdraagt aan de continue verbetering van onze interne processen en versterkt de betrokkenheid binnen het team."

Paul Govers

Data-analist

“Met SelfGuide kunnen we instructies en handleidingen voor applicaties in slechts 15% van de tijd maken vergeleken met voorheen. Daarnaast leidt het tot aanzienlijke tijdsbesparing voor zowel beheerders als gebruikers bij het onderhouden, zoeken en delen van instructies.

Nick van Nunen

Proces Change Manager

“Onze oude handleidingen waren onhandig en tijdrovend om bij te werken. Met SelfGuide kunnen we snel en eenvoudig stapsgewijze instructies maken. Dit heeft onze klantenservice enorm ontlast en de tevredenheid van onze klanten verbeterd.”

Anne Cimetière

Customer Success Consultant

“De kracht van SelfGuide zit in de eenvoud. Je maakt razendsnel een korte, complete en duidelijke instructie of handleiding. We besparen veel tijd bij het oplossen van gebruikersvragen en zien dat medewerkers zelfredzamer worden.”

Leonardo Lay

Functioneel Applicatiebeheerder

"Een belangrijk doel voor ons was dat er meer instructies gemaakt zouden worden om de digitale vaardigheid van eindgebruikers te verbeteren. We merken zeker dat we daarin slagen."

Mieke Hoogeveen

Specialist automatisering

"Met SelfGuide kunnen wij openbare werkinstructies via onze website beschikbaar stellen aan onze cliënten. Ze kunnen hierdoor op hun eigen tempo ondersteuning krijgen bij applicaties. Onze cliënten ervaren dit als zeer prettig."

Roy van Keulen

ICT Service Coördinator

"Met onze I&A afdeling moeten we ervoor zorgen dat onze medewerkers over zoveel mogelijk kennis beschikken van de softwareproducten die we gebruiken. SelfGuide speelt daarin een belangrijke rol."

Tonny van der Putten

Applicatiebeheerder

“Instructies in SelfGuide vullen voor ons precies het gat op tussen tekst en video bij communicatie van informatie over onze software. Het format van de instructies zorgt ervoor dat we informatie dichter bij onze klanten kunnen brengen.”

Tim van Kester

Technical Writer

"Concrete waarde realiseren we door het borgen en centraal beschikbaar stellen van specialistische, technische en functionele kennis van applicaties. In de praktijk zie je dat een nieuwe collega meldingen oplost aan de hand van instructies in SelfGuide.”

Sander Hilgerink

Teamleider I&A

Ervaar de kracht van SelfGuide voor procesdocumentatie

ISO 27001:2022, certified by Brand Compliance