FAQ

AWI staat voor Applicatie Werkinstructie. Een AWI is een stap voor stap beschrijving van handelingen binnen bedrijfsapplicaties gericht op processen, kennisdeling en trainingsmateriaal.

AWI’s zijn te gebruiken voor meerdere doeleinden. Zo kunnen ze ter begeleiding dienen tijdens het werken met zakelijke applicaties, of als handleiding om informatie te vinden over een bedrijfsproces of applicatie. Daarnaast zijn ze in te zetten voor trainingen om kennis over bepaalde onderwerpen te verbeteren.

SelfGuide wordt ontwikkeld als SaaS applicatie met als doel een zo breed mogelijk publiek te ondersteunen. Om dit mogelijk te maken wordt zoveel mogelijk gebruik van standaarden die door alle browsers (Edge, Chrome, Safari) worden ondersteund. Voor het testen van bestaande en nieuwe functionaliteiten maken we gebruik van Google Chrome. We kunnen daarom niet garanderen dat alle functionaliteiten in alle browsers werken.

Nee, het is alleen mogelijk om een recording te starten via de recorder applicatie. Deze is hier te downloaden.

Ook al bestaan zowel trainingen als handleidingen uit een selectie Applicatie Werkinstructies in een volgorde, er zijn wel degelijk verschillen. Trainingen zijn er om je kennis over bepaalde onderwerpen te verbeteren. Handleidingen kunnen worden gebruikt om uitgebreide informatie te vinden over een bedrijfsproces of applicatie, waar ook de context van de AWI’s wordt beschreven.

SelfGuide is beschikbaar in het Nederlands en Engels.

Ja, je kunt eigen applicaties en tags koppelen aan een AWI. Deze worden toegevoegd aan de lijst met beschikbare applicaties en tags. Dat maakt het mogelijk om ze in het vervolg te selecteren uit de lijst, en op de toegevoegde applicaties en tags te filteren.

Alle gebruikers kunnen alle AWI's bekijken. Het is niet mogelijk AWI's af te schermen. Applicaties hebben veelal de mogelijkheid de toegang in te richten middels een RBAC-model (Role-Based Access Control), met als achterliggende gedachte het least privileges principe. De vraag of dit ook mogelijk is binnen SelfGuide wordt regelmatig gesteld. SelfGuide is een platform, ingezet voor het vastleggen en delen van kennis. Keuzes ten aanzien van functionaliteit en werking toetsen we aan dit doel. Drie redenen waarom geen RBAC functionaliteit is toegevoegd:

• SelfGuide wijkt qua functionaliteit af van de meeste applicaties, omdat alleen kennis wordt vastgelegd en geen handelingen uitgevoerd kunnen worden, zoals in een bedrijfsapplicatie. Een gebruiker kan derhalve wel zien hoe een handeling uitgevoerd zou moeten worden. De applicatie waarin dit gebeurt bepaalt uiteindelijk of de gebruiker het ook kan. De impact van het bekijken van een AWI is derhalve zeer laag.
• Een cultuur van kennisdeling vraagt om een mate van openheid en transparantie. Het afschermen van kennis staat hier haaks op. Met het afschermen van kennis wordt de meerwaarde van het product verlaagd. Met onze visie willen wij een open platform te creëren met functionaliteit om de gebruiker snel de juiste kennis te laten vinden.
• Het goed en volledig inrichten van een RBAC-model kost veel tijd en vraagt om continue beheer. Dat is een flinke uitdaging. Een foute of onvolledige inrichting zou als gevolg hebben dat gebruikers niet de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Gezien een gebruiker met alleen een AWI niets kan is de meerwaarde van het afschermen klein en de impact van een fout in het RBAC-model en het onderhouden hiervan groot. Door het platform open te stellen blijft het beheersbaar en laagdrempelig.

‍

Ja, elke AWI heeft een unieke URL die makkelijk als link kan worden opgeslagen of gedeeld. Bijvoorbeeld in een handboek, procesbeschrijving, bladwijzers in de browser of deel de AWI in een mailtje met een collega.

Ja, de editor ontvangt een email met daarin de feedback en wie deze heeft ingediend. Deze informatie is ook te zien in het feedback overzicht in SelfGuide zelf.

SelfGuide ondersteunt de volgende invoer tijdens de opname van een AWI:

• Muisklik (links,rechts en dubbelklik)
• a-z
• A-Z
• 0-9
• Spatie
• Shift + [a-z]
• ,./;[]-=
• <>?:{}!@#$%&*()_+|
• Tab en Enter

Muiskliks, Tab en Enter markeren het einde van een stap.

Ja, maar let op, schermafbeeldingen worden alleen gemaakt op het primaire scherm. Je kunt het secundaire scherm wel gebruiken als ondersteuning tijdens de opname door bijvoorbeeld notities zichtbaar te hebben.

De prijs van SelfGuide is afhankelijk van het aantal gebruikers en de gekozen licentie. Bekijk hier de actuele licenties en prijzen.

Het basis pakket ("Starter") komt inclusief 50 gebruikers. Heb je meer dan 50 gebruikers nodig? Kijk dan naar een andere licentie of neem vrijblijvend contact met ons op.

De prijs per user is afhankelijk van het aantal users en de licentie die je kiest. In principe geldt: hoe meer users je gebruik wilt laten maken hoe lager de prijs per user is. Neem vrijblijvend contact met ons op voor een prijs op maat.

Als je SelfGuide afneemt doe je dat voor minimaal één jaar. Daarna kun je per maand opzeggen.

SelfGuide draait volledig in Microsoft Azure, waar ook alle data is opgeslagen. Microsoft draagt zorg voor de beschikbaarheid, performance en dataprotectie. Meer informatie over Microsoft Azure is te vinden op https://azure.microsoft.com

Nee, iedere organisatie krijgt toegang tot een eigen SelfGuide omgeving die gescheiden is van andere omgevingen. In deze omgeving zie je dus alleen AWI’s, Courses en User Guides van de eigen organisatie.

Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in de knowledge base.

De Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) schrijft de regels voor waaronder persoonsgegevens verwerkt mogen worden. Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar een persoon zijn te herleiden. Voorbeelden zijn een voor- of achternaam, adresgegevens, maar ook een e-mail adres of telefoonnummer. In SelfGuide wordt gebruik gemaakt van persoonsgegevens, bijvoorbeeld een e-mail adres voor het inloggen en de voor- en achternaam om aan te geven wie een applicatie werkinstructie heeft gemaakt. Daarnaast is het mogelijk dat een afbeelding in een applicatie werkinstructie een persoonsgegeven bevat. Deze is eventueel in SelfGuide onleesbaar te maken.

Bij PolderValley zijn we ons bewust van onze rol als verwerker. Om dit in het kader van de AVG goed te regelen is een Data Protection Agreement (DPA) onderdeel van de SaaS agreement.

Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in de knowledge base.

PolderValley is de organisatie die SelfGuide heeft ontwikkeld. PolderValley maakt samen met drie andere bedrijven deel uit van de groep INVINITIV. De andere organisaties waar actief mee wordt samengewerkt zijn: ExplainiT, The Backbone en IT2IT.

De eerste organisaties van INVINITIV zijn in 2001 opgericht. In de loop der jaren zijn er steeds nieuwe werkmaatschappijen aan toegevoegd.