FAQ

Meest gestelde vragen

Wat is een Instructie?

Een instructie in SelfGuide is een stap voor stap beschrijving van een handeling in een applicatie.

Waar kan ik een Instructie voor gebruiken?

Instructies zijn te gebruiken voor meerdere doeleinden, enkele voorbeelden zijn: naslagwerk tijdens het werken met applicaties, als informatie voor een aankomende applicatie migratie, proactief delen van kennis over een nieuwe applicatie, uniforme beantwoorden van support vragen en het vastleggen van kennis in een team.

In welke browser kan ik SelfGuide gebruiken?

SelfGuide wordt ontwikkeld als SaaS applicatie met als doel een zo breed mogelijk publiek te ondersteunen. Om dit mogelijk te maken wordt zoveel mogelijk gebruik van standaarden die door alle browsers (Edge, Chrome, Safari) worden ondersteund. Voor het testen van bestaande en nieuwe functionaliteiten maken we gebruik van Google Chrome. We kunnen daarom niet garanderen dat alle functionaliteiten in alle browsers werken.

Kan ik een recording starten vanuit de browser?

Nee, het is alleen mogelijk om een recording te starten via de recorder applicatie. Deze is hier te downloaden.

Wat is het verschil tussen trainingen en handleidingen?

Ook al bestaat zowel een training als ook een handleiding uit een selectie Instructies in een volgorde, er zijn wel degelijk verschillen tussen beide. Trainingen zijn er om je kennis over bepaalde onderwerpen te verbeteren. Handleidingen kunnen worden gebruikt om uitgebreide informatie te vinden over een bedrijfsproces of applicatie, waar ook de context van de Instructies wordt beschreven. Beide zullen in de toekomst verder doorontwikkeld worden op basis van deze visie om ze naar beter toe te kunnen passen.

Functionaliteit

In welke talen is SelfGuide beschikbaar?

SelfGuide is beschikbaar in het Nederlands en Engels.

Is het mogelijk om eigen tags en applicaties toe te voegen aan een Instructie?

Ja, je kunt eigen applicaties en tags koppelen aan een Instructie. Deze worden toegevoegd aan de lijst met beschikbare applicaties en tags. Dat maakt het mogelijk om ze in het vervolg te selecteren uit de lijst, en op de toegevoegde applicaties en tags te filteren.

Zien gebruikers alle Instructies of alleen die waar ze rechten op hebben

Alle gebruikers kunnen alle Instructies bekijken. Het is niet mogelijk Instructies af te schermen. Applicaties hebben veelal de mogelijkheid de toegang in te richten middels een RBAC-model (Role-Based Access Control), met als achterliggende gedachte het least privileges principe. De vraag of dit ook mogelijk is binnen SelfGuide wordt regelmatig gesteld. SelfGuide is in te zetten voor het vastleggen en delen van kennis. Keuzes ten aanzien van functionaliteit en werking toetsen we aan dit doel. Drie redenen waarom geen RBAC functionaliteit is toegevoegd:

  • SelfGuide wijkt qua functionaliteit af van de meeste applicaties, omdat alleen kennis wordt vastgelegd en geen handelingen uitgevoerd kunnen worden, zoals in een bedrijfsapplicatie. Een gebruiker kan derhalve wel zien hoe een handeling uitgevoerd zou moeten worden. De applicatie waarin dit gebeurt bepaalt uiteindelijk of de gebruiker het ook kan. De impact van het bekijken van een Instructie is derhalve zeer laag.
  • Een cultuur van kennisdeling vraagt om een mate van openheid en transparantie. Het afschermen van kennis staat hier haaks op. Met het afschermen van kennis wordt de meerwaarde van het product verlaagd. In lijn met deze visie is SelfGuide open toegankelijk en kennis is makkelijk vindbaar.
  • Het goed en volledig inrichten van een RBAC-model kost veel tijd en vraagt om continue beheer. Dat is een flinke uitdaging. Een foute of onvolledige inrichting zou als gevolg hebben dat gebruikers niet de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Gezien een gebruiker met alleen een Instructie niets kan is de meerwaarde van het afschermen klein en de impact van een fout in het RBAC-model en het onderhouden hiervan groot. Door SelfGuide open te stellen blijft het beheersbaar en laagdrempelig.

Is het mogelijk om een Instructie te delen of als link op te slaan?

Ja, elke Instructie heeft een unieke URL die makkelijk als link kan worden opgeslagen of gedeeld. Bijvoorbeeld in een handboek, procesbeschrijving, bladwijzers in de browser of deel de Instructie in een mailtje met een collega. Dit geldt ook voor Handleidingen, de hoofdstukken in een handleiding, Trainingen en de modules in een training, al deze content heeft een unieke URL.

Is het mogelijk om te zien wie er feedback heeft gegeven op een Instructie?

Ja, de editor ontvangt een email met daarin de feedback en wie deze heeft ingediend. Deze informatie is ook te zien in het feedback overzicht in SelfGuide zelf.

Welke invoer herkent SelfGuide tijdens opnames met de recorder?

SelfGuide ondersteunt de volgende invoer tijdens de opname van een Instructie:

  • Muisklik (links,rechts en dubbelklik)
  • Tab
  • Enter
  • Esc
  • Delete
  • Home en Ctrl+Home

De bovenstaande invoer markeert het einde van een stap.

Kan ik van meerdere schermen gebruik maken tijdens de opname van een Instructie?

Ja, maar let op, schermafbeeldingen worden alleen gemaakt op het primaire scherm. Je kunt het secundaire scherm wel gebruiken als ondersteuning tijdens de opname door bijvoorbeeld notities zichtbaar te hebben.

Prijs

Wat kost SelfGuide?

De prijs van SelfGuide is afhankelijk van het aantal gebruikers en de gekozen licentie. Bekijk hier de actuele licenties en prijzen.

Vanaf hoeveel gebruikers kun je SelfGuide afnemen?

Het basis pakket ("Starter") komt inclusief 50 gebruikers. Heb je meer dan 50 gebruikers nodig? Kijk dan naar een andere licentie of neem vrijblijvend contact met ons op.

Ik wil graag extra users bijkopen, hoe werkt dit?

De prijs per user is afhankelijk van het aantal users en de licentie die je kiest. In principe geldt: hoe meer users je gebruik wilt laten maken hoe lager de prijs per user is. Neem vrijblijvend contact met ons op voor een prijs op maat.

Wat is de opzegtermijn?

Als je SelfGuide afneemt doe je dat voor minimaal één jaar. Daarna kun je per maand opzeggen.

Veiligheid & Privacy

SelfGuide is een SaaS product, maar waar staat alle data?

SelfGuide draait volledig in Microsoft Azure, waar ook alle data is opgeslagen. Microsoft draagt zorg voor de beschikbaarheid, performance en dataprotectie. Meer informatie over Microsoft Azure is te vinden op https://azure.microsoft.com

Is er een mogelijkheid dat andere organisaties, die ook gebruik maken van SelfGuide, toegang krijgen tot onze data?

Nee, iedere organisatie krijgt toegang tot een eigen SelfGuide omgeving die gescheiden is van andere omgevingen. In deze omgeving zie je dus alleen Instructies, Trainingen en Handleidingen van de eigen organisatie.

Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in de knowledge base.

Voldoet SelfGuide aan de AVG?

De Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) schrijft de regels voor waaronder persoonsgegevens verwerkt mogen worden. Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar een persoon zijn te herleiden. Voorbeelden zijn een voor- of achternaam, adresgegevens, maar ook een e-mail adres of telefoonnummer. In SelfGuide wordt gebruik gemaakt van persoonsgegevens, bijvoorbeeld een e-mail adres voor het inloggen en de voor- en achternaam om aan te geven wie een applicatie werkinstructie heeft gemaakt. Daarnaast is het mogelijk dat een afbeelding in een applicatie werkinstructie een persoonsgegeven bevat. Deze is eventueel in SelfGuide onleesbaar te maken.

Bij PolderValley zijn we ons bewust van onze rol als verwerker. Om dit in het kader van de AVG goed te regelen is een Data Protection Agreement (DPA) onderdeel van de SaaS agreement.

Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in de knowledge base.

Over ons

Welke organisatie zit achter SelfGuide?

PolderValley is de organisatie die SelfGuide heeft ontwikkeld. PolderValley maakt samen met drie andere bedrijven deel uit van de groep INVINITIV. De andere organisaties waar actief mee wordt samengewerkt zijn: ExplainiT, The Backbone en IT2IT.

Hoe lang bestaat de organisatie achter SelfGuide?

SelfGuide wordt ontwikkeld door PolderValley en PolderValley als organisatie is onderdeel van INVINITIV. De eerste organisaties van INVINITIV zijn in 2001 opgericht. In de loop der jaren zijn er steeds nieuwe werkmaatschappijen aan toegevoegd.

Heb je nog vragen?

Stel ze direct aan ons team.

Bedankt! We nemen zo snel mogelijk contact met u op
Oeps! Iets ging fout bij het versturen.