SelfGuide chat
Welkom bij SelfGuide!
Heb je een vraag? Stel deze dan aan een van onze collega's en meestal heb je binnen 24 uur antwoord.
Wil je meteen antwoord op je vraag? Kijk eens op onderstaande pagina's.
?
Om collega’s binnen een complexe zorgorganisatie snel en intuïtief wegwijs te maken in hun digitale werkomgeving, koos Espria voor SelfGuide. Door instructies en trainingen centraal en visueel aan te bieden, vergroot de organisatie de zelfredzaamheid van collega’s en wordt kennisdeling eenvoudiger. De volgende stap is het verder verspreiden van SelfGuide binnen alle aangesloten zorgorganisaties.
Espria is een zorginstelling dat verschillende zorgorganisaties in Nederland ondersteunt, waaronder Icare, GGZ Drenthe, Evean en Zorggroep Meander. Met ongeveer 14.000 collega’s faciliteert Espria onder andere de ICT-dienstverlening voor deze organisaties. Door het samenvoegen van meerdere ICT-afdelingen tot één centrale organisatie is een uniforme en toekomstbestendige digitale werkomgeving gerealiseerd.
Een belangrijke stap hierin was de overgang van een Citrix-omgeving naar een moderne Microsoft cloud werkplek. Deze transitie bracht ook de behoefte met zich mee aan een effectieve en schaalbare manier om collega’s te ondersteunen bij het gebruik van nieuwe applicaties.
Voorheen werden instructies voornamelijk aangeboden via Word-documenten, PDF-handleidingen en intranetpagina’s. Dit proces was tijdrovend en lastig te onderhouden. Bovendien sloten deze statische middelen niet altijd aan bij de behoeften van zorgprofessionals, die vaak visuele en praktische ondersteuning prefereren.
Tijdens het adoptietraject van de nieuwe digitale werkomgeving kwam SelfGuide onder de aandacht, nadat enkele zorginstellingen binnen het Espria-concern de oplossing al succesvol hadden ingezet. Dit leidde tot een bredere implementatie binnen Espria.
“Ik maakte vroeger handleidingen in Word en exporteerde die naar PDF. Dat kostte veel tijd. Met SelfGuide kan ik veel sneller instructies maken en actualiseren.”
Dusty Assen, DigITrainer
Espria heeft gekozen voor aparte SelfGuide-omgevingen per zorginstelling vanwege hun verschillende applicaties en processen. Functioneel beheerders maken instructies op maat, terwijl er vanuit de afdeling Digitale Werkomgeving (DWO), instructies maken voor Office365 applicaties. Instructiemateriaal dat binnen SelfGuide is gemaakt, wordt beheerd door collega’s van de Servicedesk, DigITrainers en functioneel beheerders, zodat instructies actueel blijven en kennisdeling wordt bevorderd.
Om het gebruik van SelfGuide te vergroten, zet Espria actief in op interne communicatie en integratie binnen bestaande kanalen. SelfGuide-instructies zijn toegankelijk via het intranet (EspriaNet). Daarnaast worden wekelijkse ‘Digitips’ gedeeld, waarin praktische tips over de digitale werkomgeving worden ondersteund met SelfGuide-instructies. Op het intranet van Espria is een DWO-groep met bijna 1000 leden actief, waarin deze tips, trainingen en nieuws worden gedeeld.
Ook het servicepunt speelt een belangrijke rol in het stimuleren van zelfredzaamheid. Collega’s ontvangen bij de afhandeling van meldingen regelmatig een link naar een relevante instructie, waardoor zij in de toekomst sneller zelfstandig oplossingen kunnen vinden. Hoewel het effect op het aantal servicedeskvragen lastig exact te meten is, ziet Espria een duidelijke groei in het gebruik van SelfGuide en een toenemende bekendheid binnen de organisatie.
SelfGuide sluit goed aan bij de behoeften van zorgprofessionals, van wie een groot deel minder digitaal vaardig is. Visuele, stapsgewijze instructies helpen hen sneller en zelfstandiger te werken met applicaties zoals Microsoft 365 en andere organisatie brede applicaties.
“Gebruikers willen niet alleen tekst lezen, maar vooral zien waar ze moeten klikken. SelfGuide maakt dat mogelijk en verlaagt de drempel om nieuwe software te gebruiken.”
Dusty Assen, DigITrainer
Naast instructies wordt SelfGuide ook ingezet voor Office365 trainingen. Na een klassikale training ontvangen collega’s een link naar de bijbehorende SelfGuide-training, zodat zij het geleerde eenvoudig kunnen herhalen. Hierdoor ontstaat een leeromgeving waarin formele training en on-the-job ondersteuning samenkomen.
Sinds de introductie van SelfGuide heeft Espria een sterke groei in het aantal gebruikers gerealiseerd. Steeds meer afdelingen ontdekkende voordelen van de tool en vragen om toegang om zelf instructies te maken. Deze organische groei sluit aan bij de visie van Espria om adoptie geleidelijk en zonder verplichting te laten plaatsvinden.
De samenwerking met SelfGuide wordt door Espria als positief ervaren. Regelmatig contact met de Customer Succes Manager helpt bij het optimaliseren van het gebruik en het verkennen van nieuwe mogelijkheden. Tegelijkertijd ziet Espria kansen voor verdere doorontwikkeling en transparantie in de product roadmap, zodat toekomstige functionaliteiten beter kunnen worden meegenomen in de interne roadmap van SelfGuide.
Voor de toekomst ligt de focus op het verder vergroten van de bekendheid en het gebruik van SelfGuide binnen alle aangesloten zorginstellingen. Daarnaast onderzoekt Espria mogelijkheden voor een diepere integratie met het intranet, zodat collega’s nog eenvoudiger toegang krijgen tot relevante instructies.
De ambitie is dat SelfGuide uitgroeit tot het eerste aanspreekpunt voor gebruikersvragen, waarbij collega’s eerst zelfstandig een oplossing zoeken voordat zij contact opnemen met het servicepunt. Zoals Robert Busscher, Product Owner Digitale Werkomgeving (DWO) bij Espria, aangeeft: “Het mooiste zou zijn als collega’s eerst in SelfGuide kijken en pas daarna het servicepunt bellen. Dat is de volgende stap in onze digitale adoptie.”
Aan organisaties die overwegen met SelfGuide te starten, geeft Espria een duidelijke boodschap mee: begin gewoon en laat het gebruik organisch groeien. Volgens Robert Busscher is de kracht van de oplossing vooral te vinden in de eenvoud en toegankelijkheid: “SelfGuide is laagdrempelig en eenvoudig in gebruik. Als je nu nog werkt met PDF’s of uitlegvideo’s, dan is dit een logische volgende stap.”
.png)
