SelfGuide chat
Welkom bij SelfGuide!
Heb je een vraag? Stel deze dan aan een van onze collega's en meestal heb je binnen 24 uur antwoord.
Wil je meteen antwoord op je vraag? Kijk eens op onderstaande pagina's.
?
Om zorgprofessionals optimaal te ondersteunen bij het werken met applicaties, zet de organisatie SelfGuide in als centrale oplossing voor instructies, handleidingen en trainingen. Dit zorgt voor betere kennisborging, minder afhankelijkheid van collega’s en een efficiëntere manier van werken.
Kempenhaeghe is een derdelijns expertisecentrum waar zorg, onderwijs en onderzoek samenkomen. De organisatie behandelt mensen met epilepsie, slaapstoornissen en neurologische leerproblemen, biedt epilepsie woonzorg en begeleid wonen en verzorgt speciaal onderwijs aan kinderen met onder andere epilepsie en autisme. Met circa 1.500 collega’s, is Kempenhaeghe een complexe zorgorganisatie met diverse doelgroepen en processen.
De afdeling Informatie & Automatisering (I&A) speelt hierin een cruciale rol. Functioneel beheerders ondersteunen zorgprofessionals bij het gebruik van applicaties zoals HiX, AFAS en O365. Het doel: zorgen dat medewerkers optimaal met de systemen kunnen werken, waardoor hun werk makkelijker wordt gemaakt.
Enkele jaren geleden liep Kempenhaeghe tegen een herkenbaar probleem aan: instructiemateriaal was versnipperd, verouderd en moeilijk vindbaar. Instructiemateriaal bestond uit Word-documenten, PowerPoints en losse bestanden op verschillende schijven. “Het was eigenlijk een beetje chaos. Niemand wist precies waar iets stond en of het nog actueel was.” Aldus Lisette Dekker, Functioneel Beheerder HiX, die daarmee de situatie treffend samenvat.
Daarnaast ontbrak eigenaarschap over de content, waardoor kennis niet goed geborgd was. Dit leidde tot inefficiëntie en herhaalvragen vanuit de zorg. De organisatie ging daarom op zoek naar een oplossing om instructies centraal vast te leggen, eenvoudig te beheren en beter toegankelijk te maken. Via een referentie bij een andere zorgorganisatie kwam SelfGuide inbeeld. Na een succesvolle pilot met een duidelijke tevredenheidsscore werd besloten om de oplossing breder uit te rollen.
De implementatie van SelfGuide begon bewust kleinschalig, met een pilotgroep van editors. Vanuit daar groeide het gebruik geleidelijk binnen de organisatie.
“De tip om het als een olievlek te laten groeien hebben we echt gevolgd. Dat werkt veel prettiger dan in één keer groots uitrollen.” Geeft Lisette Dekker aan.
Kempenhaeghe koos ervoor om zelf de regie te houden over de inrichting en kwaliteit van instructies. Er werden interne richtlijnen opgesteld om uniformiteit te waarborgen. Daarnaast verzorgt de organisatie zelf trainingen voor editors, zodat instructies aansluiten bij de eigen werkwijze en standaarden.
Waar SelfGuide in eerste instantie werd ingezet voor instructies rondom HiX, is het gebruik inmiddels breder geworden. De oplossing wordt toegepast voor meerdere applicaties binnen de organisatie voor ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden en bij het opstellen van instructies en handleidingen die uit projecten volgen.
SelfGuide speelt ook een rol bij het begeleiden van nieuwe collega’s. In situaties waarin bijvoorbeeld veel nieuwe collega’s starten binnen een afdeling, worden instructies actief ingezet om hen stap voor stap wegwijs te maken in systemen en werkprocessen. Hierdoor ontstaat een consistente en efficiënte manier van inwerken.
“Nieuwe collega’s lopen samen met een key-user door de instructies. Zo leren ze direct hoe ze hun werk moeten doen.”
Wendy Ritterbusch, Manager Functioneel Beheer
Daarnaast wordt SelfGuide steeds meer gezien als een kennismanagementtool. Instructies worden gedeeld via het intranet en het LMS en vinden ook hun weg binnen projecten en communicatie rondom nieuwe toepassingen. Dit zorgt ervoor dat kennis snel beschikbaar is en daarnaast ook actief wordt gebruikt binnen de organisatie.
Met de komst van SelfGuide is de manier waarop collega's instructies kunnen vinden verbeterd. In plaats van te zoeken naar verspreide documenten, is er nu één centrale plek waar instructies samenkomen. De zoekfunctionaliteit en uniforme opbouw zorgen ervoor dat gebruikers snel de juiste informatie kunnen vinden. De instructie is compact en daarmee eenvoudig in gebruik; je hoeft niet een hele handleiding door te lezen.
Een belangrijk voordeel is de mogelijkheid om feedback te geven op instructies. Gebruikers kunnen eenvoudig aangeven wanneer iets niet meer klopt, waarna dit direct bij de juiste persoon terechtkomt en kan worden aangepast.
“Voorheen wist je niet bij wie je moest zijn als iets niet klopte. Nu komt feedback direct bij de juiste persoon terecht.”, aldus Lisette Dekker. Hierdoor blijft de informatie actueel en sluit deze beter aan op de praktijk.
De samenwerking met SelfGuide wordt gekenmerkt door toegankelijkheid, korte lijnen en een proactieve houding. Dit draagt bij aan een soepele implementatie en doorontwikkeling van de oplossing binnen Kempenhaeghe.
“Als je een vraag hebt, wordt er meegedacht en snel geschakeld. Dat maakt het heel prettig samenwerken.”
Lisette Dekker, Functioneel Beheerder HiX
Voor de toekomst ziet de organisatie nog veel groeipotentieel. SelfGuide wordt gezien als een oplossing die breder ingezet kan worden en een steeds belangrijkere rol kan spelen in het ondersteunen van collega’s en het borgen van kennis.
Kempenhaeghe adviseert organisaties die met SelfGuide willen starten om klein te beginnen en de oplossing stap voor stap te laten groeien binnen de organisatie. Maak duidelijk dat SelfGuide dé plek is voor instructies ‘hoe te werken met de applicaties uit het digitale landschap van de organisatie’. Door eerst ervaring op te doen en duidelijke richtlijnen op te stellen, ontstaat een stevige basis voor verdere adoptie.
Wendy Ritterbusch weet hierover het volgende te vertellen: “Begin met een pilot en geef jezelf de tijd om te ontdekken wat werkt. Blijf flexibel in je aanpak, want zowel de tool als je organisatie blijven zich ontwikkelen.”
.jpg)
