Servicedesk

Verlaag druk op de servicedesk

Servidedesks worden overspoeld met vragen, in veel gevallen zijn dit repeterende vragen. De enige manier om de druk te verlagen is door veelgestelde vragen sneller te kunnen beantwoorden of idealiter, vóór te zijn zonder tussenkomst van de servicedesk. Met SelfGuide krijgt de servicedesk eindelijk lucht en blijft er tijd over voor complexe issues.

Servicedesk | SelfGuide

70%

van servicedesk kosten zijn arbeidskosten

20

kosten per eenvoudige repeterende vraag

Kennis verhogen, druk verlagen

Terugkerende vragen telkens opnieuws beantwoorden kost niet alleen tijd, maar ook geld en energie. Vaak wordt dezelfde vraag verschillend beantwoord, in sommige gevallen is de organisatie zelfs volledig afhankelijk van één collega voor het beantwoorden van een vraag. Door met SelfGuide kennis vast te leggen en aan te bieden, beantwoord je vragen sneller en los je tickets efficiënter op. Hiermee bereik je shift‑left: collega’s vinden zelf al het antwoord nog vóórdat ze de servicedesk benaderen.

De kracht van SelfGuide voor de servicedesk

De inzet van SelfGuide biedt veel verschillende voordelen.

Organisatiespecifiek

Ontwikkel materiaal dat precies aansluit op de vraag, zodat je sneller en beter kunt ondersteunen.

Centraal

Er is één duidelijke bron van waarheid waarin is vastgelegd hoe handelingen moeten worden uitgevoerd. Vragen worden altijd hetzelfde afgehandeld.

Shift left

Veelgestelde vragen worden al beantwoord voordat ze bij de servicedesk terechtkomen.

Tijdsbesparing

In plaats van weken duurt het maken van instructiemateriaal enkele minuten.

Kennisborging

Mensen kunnen ten alle tijden belangrijke informatie terugvinden. Zo hoeven ze niet altijd de servicedesk te raadplegen.

Minder fouten

Door het goed vastleggen van kennis worden er minder fouten gemaakt op de werkvloer.

Uniform

Al het instructiemateriaal is altijd in hetzelfde format, ongeacht de maker. Dat geeft houvast, vertrouwen en duidelijkheid.

Hoe je met SelfGuide de druk op de servicedesk verlaagd

1

Maak instructies van (veelgestelde) vragen

Leg antwoorden vast door het maken van instucties. Door simpelweg een handeling uit te voeren, maakt SelfGuide automatisch een duidelijke instructie die precies laat zien hoe iets werkt. Perfect voor het beantwoorden van vragen. Als je bij elke nieuwe vraag een instructie maakt hoeft elke vraag maar 1x beantwoord te worden.

2

Gebruik instructies bij het beantwoorden van vragen

Verwijs bij vragen naar duidelijke instructies. Eenmaal gemaakte instructies zijn onbeperkt te gebruiken, elke keer dat de vraag wordt gesteld. Zo blijven antwoorden consistent, onafhankelijk van de persoon die de vraag beantwoord en worden problemen sneller opgelost.

3

Zorg dat mensen het antwoord zelf kunnen vinden

Verschuif support naar voren door antwoorden al beschikbaar te maken voordat collega’s de servicedesk benaderen. De juiste informatie verschijnt precies op het moment dat iemand het nodig heeft, waardoor veel voorkomende problemen worden verholpen zonder tussenkomst van de servicedesk. Collega's vinden direct het juiste antwoord, zonder ticket of wachttijd. Zo daalt de druk op de servicedesk en blijft er meer tijd over voor de complexe issues waar hun expertise echt nodig is.

Koppel aan het huidige ITSM- of ticketsysteem

Koppel aan het huidige ITSM- of ticketsysteem

Integreer naadloos met je ITSM‑ of ticketsysteem, waardoor kennis beschikbaar komt waar collega’s support zoeken. Instructies en antwoorden die je met SelfGuide vastlegt, kun je direct koppelen aan tickets, categorieën of veelgestelde vragen in systemen zoals TOPdesk. Deze integraties zorgen voor een consistente, efficiënte en altijd actuele kennisbasis binnen je hele supportprocess.

Meer dan 1 miljoen mensen gebruiken SelfGuide

“Bij veel nieuwe applicaties staan medewerkers niet gelijk te trappelen om ermee aan de slag te gaan. Bij SelfGuide zagen medewerkers wel snel de meerwaarde."

Jasper Veldhuis

Functioneel Beheerder

"Vanuit onze Academie willen wij leren heel toegankelijk maken en flexibel inrichten, met een sterke focus op zelfredzaamheid van de medewerker. Dat is waar SelfGuide mooi in faciliteert."

Edward Boon

Senior Businesspartner, Opleiding & Ontwikkeling

“Eerst knipten en plakten we screenshots in een Word-document. Daar ging ontzettend veel tijd in zitten per handleiding. Nu maken we in anderhalf uur in één keer 20-25 instructies. Dat was eerder ondenkbaar.”

Bart de Roos

Sr. Functioneel Beheerder

“Eén van de functioneel beheerders zei: ‘Ik was eerder echt wel een paar dagen bezig om een handleiding in Word goed te krijgen. Nu is het een kwestie van minuten – klik, klik, klaar’. Als gebruikers dat aan collega’s vertellen, verkoopt het zichzelf. Ik hoef alleen nog maar de verbinding te leggen."

Pieter-Bas Wijne

Consultant

"Groeiende digitale vaardigheden zorgen voor meer tijd voor onze cliënten, meer werkplezier en lagere werkdruk."

Alexander Dijk

Applicatiebeheerder

"Wij wilden zelf instructies maken. De eenvoud en snelheid waarmee je instructies maakt en onderhoudt met SelfGuide is echt indrukwekkend."

Mara Kremer

Adviseur ICT

"Wij gebruiken SelfGuide in onze organisatie om onze medewerkers te ondersteunen bij allerlei werkzaamheden. De instructies worden door onze kerngebruikers opgesteld en vervolgens door de collega’s van de organisatie gebruikt om nieuwe of repeterende taken volgens het proces uit te voeren. Dat verloopt probleemloos."

Jacob ten Toom

Medewerker IT

"SelfGuide stelt ons in staat om de ontwikkeling en groei van onze medewerkers op een gestructureerde en efficiënte manier te ondersteunen. SelfGuide is een waardevolle tool die bijdraagt aan de continue verbetering van onze interne processen en versterkt de betrokkenheid binnen het team."

Paul Govers

Data-analist

“Met SelfGuide kunnen we instructies en handleidingen voor applicaties in slechts 15% van de tijd maken vergeleken met voorheen. Daarnaast leidt het tot aanzienlijke tijdsbesparing voor zowel beheerders als gebruikers bij het onderhouden, zoeken en delen van instructies.

Nick van Nunen

Proces Change Manager

“Onze oude handleidingen waren onhandig en tijdrovend om bij te werken. Met SelfGuide kunnen we snel en eenvoudig stapsgewijze instructies maken. Dit heeft onze klantenservice enorm ontlast en de tevredenheid van onze klanten verbeterd.”

Anne Cimetière

Customer Success Consultant

“De kracht van SelfGuide zit in de eenvoud. Je maakt razendsnel een korte, complete en duidelijke instructie of handleiding. We besparen veel tijd bij het oplossen van gebruikersvragen en zien dat medewerkers zelfredzamer worden.”

Leonardo Lay

Functioneel Applicatiebeheerder

"Een belangrijk doel voor ons was dat er meer instructies gemaakt zouden worden om de digitale vaardigheid van eindgebruikers te verbeteren. We merken zeker dat we daarin slagen."

Mieke Hoogeveen

Specialist automatisering

"Met SelfGuide kunnen wij openbare werkinstructies via onze website beschikbaar stellen aan onze cliënten. Ze kunnen hierdoor op hun eigen tempo ondersteuning krijgen bij applicaties. Onze cliënten ervaren dit als zeer prettig."

Roy van Keulen

ICT Service Coördinator

"Met onze I&A afdeling moeten we ervoor zorgen dat onze medewerkers over zoveel mogelijk kennis beschikken van de softwareproducten die we gebruiken. SelfGuide speelt daarin een belangrijke rol."

Tonny van der Putten

Applicatiebeheerder

“Instructies in SelfGuide vullen voor ons precies het gat op tussen tekst en video bij communicatie van informatie over onze software. Het format van de instructies zorgt ervoor dat we informatie dichter bij onze klanten kunnen brengen.”

Tim van Kester

Technical Writer

"Concrete waarde realiseren we door het borgen en centraal beschikbaar stellen van specialistische, technische en functionele kennis van applicaties. In de praktijk zie je dat een nieuwe collega meldingen oplost aan de hand van instructies in SelfGuide.”

Sander Hilgerink

Teamleider I&A

“Bij veel nieuwe applicaties staan medewerkers niet gelijk te trappelen om ermee aan de slag te gaan. Bij SelfGuide zagen medewerkers wel snel de meerwaarde."

Jasper Veldhuis

Functioneel Beheerder

"Vanuit onze Academie willen wij leren heel toegankelijk maken en flexibel inrichten, met een sterke focus op zelfredzaamheid van de medewerker. Dat is waar SelfGuide mooi in faciliteert."

Edward Boon

Senior Businesspartner, Opleiding & Ontwikkeling

“Eerst knipten en plakten we screenshots in een Word-document. Daar ging ontzettend veel tijd in zitten per handleiding. Nu maken we in anderhalf uur in één keer 20-25 instructies. Dat was eerder ondenkbaar.”

Bart de Roos

Sr. Functioneel Beheerder

“Eén van de functioneel beheerders zei: ‘Ik was eerder echt wel een paar dagen bezig om een handleiding in Word goed te krijgen. Nu is het een kwestie van minuten – klik, klik, klaar’. Als gebruikers dat aan collega’s vertellen, verkoopt het zichzelf. Ik hoef alleen nog maar de verbinding te leggen."

Pieter-Bas Wijne

Consultant

"Groeiende digitale vaardigheden zorgen voor meer tijd voor onze cliënten, meer werkplezier en lagere werkdruk."

Alexander Dijk

Applicatiebeheerder

"Wij wilden zelf instructies maken. De eenvoud en snelheid waarmee je instructies maakt en onderhoudt met SelfGuide is echt indrukwekkend."

Mara Kremer

Adviseur ICT

"Wij gebruiken SelfGuide in onze organisatie om onze medewerkers te ondersteunen bij allerlei werkzaamheden. De instructies worden door onze kerngebruikers opgesteld en vervolgens door de collega’s van de organisatie gebruikt om nieuwe of repeterende taken volgens het proces uit te voeren. Dat verloopt probleemloos."

Jacob ten Toom

Medewerker IT

"SelfGuide stelt ons in staat om de ontwikkeling en groei van onze medewerkers op een gestructureerde en efficiënte manier te ondersteunen. SelfGuide is een waardevolle tool die bijdraagt aan de continue verbetering van onze interne processen en versterkt de betrokkenheid binnen het team."

Paul Govers

Data-analist

“Met SelfGuide kunnen we instructies en handleidingen voor applicaties in slechts 15% van de tijd maken vergeleken met voorheen. Daarnaast leidt het tot aanzienlijke tijdsbesparing voor zowel beheerders als gebruikers bij het onderhouden, zoeken en delen van instructies.

Nick van Nunen

Proces Change Manager

“Onze oude handleidingen waren onhandig en tijdrovend om bij te werken. Met SelfGuide kunnen we snel en eenvoudig stapsgewijze instructies maken. Dit heeft onze klantenservice enorm ontlast en de tevredenheid van onze klanten verbeterd.”

Anne Cimetière

Customer Success Consultant

“De kracht van SelfGuide zit in de eenvoud. Je maakt razendsnel een korte, complete en duidelijke instructie of handleiding. We besparen veel tijd bij het oplossen van gebruikersvragen en zien dat medewerkers zelfredzamer worden.”

Leonardo Lay

Functioneel Applicatiebeheerder

"Een belangrijk doel voor ons was dat er meer instructies gemaakt zouden worden om de digitale vaardigheid van eindgebruikers te verbeteren. We merken zeker dat we daarin slagen."

Mieke Hoogeveen

Specialist automatisering

"Met SelfGuide kunnen wij openbare werkinstructies via onze website beschikbaar stellen aan onze cliënten. Ze kunnen hierdoor op hun eigen tempo ondersteuning krijgen bij applicaties. Onze cliënten ervaren dit als zeer prettig."

Roy van Keulen

ICT Service Coördinator

"Met onze I&A afdeling moeten we ervoor zorgen dat onze medewerkers over zoveel mogelijk kennis beschikken van de softwareproducten die we gebruiken. SelfGuide speelt daarin een belangrijke rol."

Tonny van der Putten

Applicatiebeheerder

“Instructies in SelfGuide vullen voor ons precies het gat op tussen tekst en video bij communicatie van informatie over onze software. Het format van de instructies zorgt ervoor dat we informatie dichter bij onze klanten kunnen brengen.”

Tim van Kester

Technical Writer

"Concrete waarde realiseren we door het borgen en centraal beschikbaar stellen van specialistische, technische en functionele kennis van applicaties. In de praktijk zie je dat een nieuwe collega meldingen oplost aan de hand van instructies in SelfGuide.”

Sander Hilgerink

Teamleider I&A

Ervaar de kracht van SelfGuide voor servicedesks

ISO 27001:2022, certified by Brand Compliance