SelfGuide chat
Welkom bij SelfGuide!
Heb je een vraag? Stel deze dan aan een van onze collega's en meestal heb je binnen 24 uur antwoord.
Wil je meteen antwoord op je vraag? Kijk eens op onderstaande pagina's.
?
De gemeente Midden-Drenthe zocht een manier om de kennisoverdracht richting nieuwe medewerkers te versnellen en te vereenvoudigen. Met een klein IT- en HR-team, een groot aantal softwareapplicaties en regelmatige instroom van nieuwe medewerkers, was het maken en onderhouden van handleidingen en werkinstructies een tijdrovende klus. Het implementeren van SelfGuide vereenvoudigde dit proces radicaal: het maken van instructies kost nu slechts minuten in plaats van uren. De onboarding van nieuwe medewerkers verloopt soepeler en de gemeente heeft beter overzicht van alle beschikbare kennis.
.svg)
Midden-Drenthe is een plattelandsgemeente, gelegen in het hart van Drenthe met ruim 33.000 inwoners. De gemeente maakt zich hard voor verduurzaming op allerlei terreinen, het creëren van een aantrekkelijk ondernemersklimaat en het prettig kunnen wonen in Midden-Drenthe, waarbij alles op het gebied van welzijn en zorg goed geregeld is.
De gemeente beschikt over een ruim applicatielandschap. Nieuwe medewerkers wegwijs maken in al deze systemen was een enorme klus.
“Wat we eerst deden, was screenshots knippen en plakken in een Word-document. Daar ging ontzettend veel tijd in zitten per handleiding,” vertelt Bart de Roos, functioneel beheerder bij de gemeente.
Hij vervolgt: “Het probleem zat niet alleen in de hoeveelheid tijd die nodig was om een handleiding te maken, maar ook in het onderhouden ervan. Als een applicatie werd geüpdatet, moest de hele handleiding handmatig worden aangepast. De drempel om dat te doen was hoog, waardoor documentatie te vaak achterbleef.”
Daarnaast speelde er een capaciteitsvraagstuk. Gemeente Midden-Drenthe is een relatief kleine gemeente met een beperkte IT- en HR-bezetting. Het was simpelweg niet haalbaar om alle kennis face-to-face over te dragen. “We hebben te weinig mensen om langs alle collega’s te gaan en alles persoonlijk uit te leggen. Dan moet je slimmer omgaan met de middelen die je hebt,” legt Bart uit.
Tijdens de zoektocht naar een geschikte oplossing kwam de gemeente via de Overheid 360°-beurs in contact met SelfGuide. Voorwaarde was dat de software voldeed aan de gemeentelijke veiligheidseisen (waaronder GIBIT) en in Nederland gehost werd.
De gemeente startte met een pilot, waarbij bestaande handleidingen opnieuw werden gemaakt in SelfGuide en vernieuwd waar nodig. Al snel volgde een bredere uitrol. Er werd specifieke content ontwikkeld voor de onboarding van nieuwe medewerkers en de servicedesk ging SelfGuide gebruiken om gerichte instructies mee te maken en te delen.
“Als je bijvoorbeeld PowerPoint beheerst, kun je ook SelfGuide bedienen. Het systeem is zo laagdrempelig dat we het bijna volledig zelfstandig konden uitrollen,” vertelt Bart.
De impact van SelfGuide was direct merkbaar binnen de gemeente. Het meest in het oog springend is de enorme tijdswinst. Waar het maken van een handleiding vroeger uren duurde, kost het nu slechts enkele minuten. Bart vertelt enthousiast: “Tijdens een sessie van anderhalf uur hebben we met het team 20 tot 25 instructies gemaakt. Dat was eerder ondenkbaar.”
Daarnaast zorgt SelfGuide voor een centrale kennisbank. Alle handleidingen zijn nu op één plek terug te vinden, inclusief informatie over wie de content heeft aangemaakt en wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt. Hierdoor is er niet alleen overzicht, maar ook grip op de actualiteit van de documentatie.
Ook het gebruiksgemak speelt een grote rol. Voorheen werd het maken van werkinstructies gezien als een tijdrovende klus; nu vinden functioneel beheerders het bijna leuk om instructies te maken. De intuïtieve manier van werken verlaagt de drempel om documentatie up-to-date te houden.
De effecten zijn ook voelbaar bij nieuwe collega’s. “Nieuwe medewerkers ervaren de onboarding nu als veel prettiger. Ze kunnen in hun eigen tempo modules doorlopen en zijn minder afhankelijk van hun collega’s om alles uitgelegd te krijgen,” vertelt Ilse Wolf, medewerker Werving & Selectie van de gemeente.
“Eerst knipten en plakten we screenshots in een Word-document. Daar ging ontzettend veel tijd in zitten per handleiding. Nu maken we in anderhalf uur in één keer 20-25 instructies. Dat was eerder ondenkbaar.”
Bart de Roos, Sr. functioneel beheerder gemeente Midden-Drenthe
De samenwerking met SelfGuide verloopt soepel. De tool is zo intuïtief dat er nauwelijks ondersteuning nodig is geweest. Wel ziet Midden-Drenthe kansen om de oplossing nog krachtiger te maken, bijvoorbeeld door een geïntegreerd kennisportaal te ontwikkelen.
Voor de gemeente Midden-Drenthe betekende de overstap naar SelfGuide een grote sprong vooruit. Handleidingen en werkinstructies maken en onderhouden kost nu een fractie van de tijd, nieuwe medewerkers vinden sneller hun weg in de organisatie en de beheerders hebben meer plezier in het maken en actualiseren van handleidingen. Zelfs zonder volledige integratie met andere systemen zoals een intranet of serviceportaal, levert SelfGuide duidelijke waarde op.
Wil je ook slim en effectief kennis overbrengen en borgen? Ontdek hoe SelfGuide je hierbij helpt. Plan vandaag nog een demo met één van onze experts!
