SelfGuide chat
Welkom bij SelfGuide!
Heb je een vraag? Stel deze dan aan een van onze collega's en meestal heb je binnen 24 uur antwoord.
Wil je meteen antwoord op je vraag? Kijk eens op onderstaande pagina's.
?
Digitale systemen veranderen steeds sneller en worden complexer, terwijl kennis over applicaties en processen binnen woningcorporaties vaak versnipperd raakt. Ook bij Kleurrijk Wonen bleek het terugvinden van actuele en bruikbare instructies in de praktijk een uitdaging. In gesprek met CorporatieGids.nl vertelt Functioneel Beheerder Jasper Veldhuis hoe de corporatie is gaan werken aan het centraal borgen van kennis, het vergroten van zelfredzaamheid onder medewerkers en het verlagen van de werkdruk.
“We merkten in de praktijk dat instructies over processen of systemen erg lastig te vinden waren,” begint Jasper het gesprek. “Informatie stond op verschillende locaties opgeslagen en de instructies waren niet altijd up-to-date of waren soms zelfs van applicaties die niet meer gebruikt worden. Daarnaast kregen we terug dat het begrijpen van instructies vanuit een Word- of PDF-bestand niet altijd fijn werkt, maar dat het leren op basis van screenshots waarin geklikt wordt op de juiste knop veel positiever wordt ontvangen.”
Het belang van goede werkinstructies groeit doordat de ontwikkeling van systemen steeds sneller gaat, vervolgt Jasper: “Vroeger volgden updates van leveranciers elkaar niet zo snel op en bepaalde je zelfwanneer je overging naar de update. Tegenwoordig hebben we bij Kleurrijk Wonen veel SaaS-applicaties die maandelijks geüpdatet worden. Gebruikers hebben daardoor minder tijd om te wennen aan nieuwe features. Daarnaast gaan we in februari live met ons nieuwe CRM-systeem, iets dat voor alle medewerkers een grote verandering is. Omdat ze allemaal hierin moeten worden opgeleid, helpt het dat er instructies zijn die eenvoudig te vinden zijn als naslagwerk.”
“Als zulke instructies lastig te vinden zijn, ga je al snel andere manieren zoeken om bij de benodigde informatie te komen. Om dat te voorkomen, zijn we gaan kijken naar een manier om deze kennis centraal te borgen binnen de organisatie. Zo zijn we uitgekomen bij SelfGuide. Als het daar niet staat, is er hoogstwaarschijnlijk geen instructie van. Een bijkomend voordeel is dat met de browserextensie van SelfGuide de instructies naar je toekomen wanneer je ze zoekt. Dit gebeurt op basis van trefwoorden in je browser. Heb je een specifieke applicatie openstaan, dan staan er rechts in beeld de bijbehorende instructies. Dit vergroot de vindbaarheid en zelfredzaamheid van medewerkers.”
Deze manier van werken zorgt ervoor dat medewerkers makkelijker en beter worden meegenomen bij de adoptie van een nieuw systeem, zegt Jasper: “Bij veel nieuwe applicaties staan medewerkers niet gelijk te trappelen om ermee aan de slag te gaan. Bij SelfGuide zagen medewerkers wel snel de meerwaarde. Natuurlijk moet je hier tijd insteken – iets waar we in goed overleg met teamleiders ruimte voor hebben gemaakt – maar dat betaalt zich onderaan de streep wel uit. Zo hadden veel medewerkers moeite met het maken van secundaire inkooporders. Hier is nu een instructie voor en we merken dat het een stuk beter gaat. De medewerkers van de financiële administratie zijn daardoor ook veel minder tijd kwijt aan het corrigeren van de inkooporders.”
De zelfredzaamheid van medewerkers ligt inmiddels een stuk hoger bij Kleurrijk Wonen, sluit Jasper af: “In een organisatie die steeds verder digitaliseert, wordt het alleen maar belangrijker dat collega’s snel en zelfstandig hun weg kunnen vinden in applicaties en processen. Met SelfGuide hebben we een hulpmiddel dat medewerkers daarbij ondersteunt, precies op het moment dat ze het nodig hebben. We maken inmiddels ook gebruik van standaardinstructies voor Microsoft-applicaties zoals Outlook en Teams, wat ons veel tijd bespaart. Voor de toekomst zie ik vooral kansen in het verder delen en hergebruiken van instructies, samen met leveranciers en andere corporaties. Het idee dat iedereen steeds opnieuw dezelfde instructies maakt, terwijl die kennis ook gedeeld kan worden, past niet meer bij de manier waarop we willen samenwerken.”
Bron: CorporatieMedia
