SelfGuide chat
Welkom bij SelfGuide!
Heb je een vraag? Stel deze dan aan een van onze collega's en meestal heb je binnen 24 uur antwoord.
Wil je meteen antwoord op je vraag? Kijk eens op onderstaande pagina's.
?
Om medewerkers snel en intuïtief wegwijs te maken binnen een nieuw te gebruiken applicatie, koos Monuta voor SelfGuide. Met een goed doordachte opleidingsaanpak, waarin instructies, handleidingen en trainingen gericht zijn op het vergroten van de zelfredzaamheid, voelden medewerkers zich al snel vertrouwd met de nieuwe software. De volgende stap is om SelfGuide breder in te zitten binnen de organisatie.
Monuta is een uitvaartorganisatie met ongeveer 700 medewerkers, actief in heel Nederland. Zij staan klaar voor mensen in alle fasen van het afscheid: gedurende het leven, rondom de uitvaart én in de periode van rouw en herinnering. Naast uitvaartzorg biedt zij ook uitvaartverzekeringen aan om het afscheid financieel mogelijk te maken. De Monuta Academie is onderdeel van de afdeling Opleiding & Ontwikkeling binnen Monuta en richt zich op zes pijlers: onboarding, opleiden, continu leren, persoonlijke ontwikkeling, teamontwikkeling en leiderschapsontwikkeling.
Binnen deze academie worden zowel vakinhoudelijke trainingen als softwaretrainingen verzorgd voor medewerkers. De ambitie is om leren toegankelijk en flexibel te maken, gericht op eigen regie van medewerkers.
De directe aanleiding om aan de slag te gaan met SelfGuide was de implementatie van een nieuw softwarepakket voor de polisadministratie. Voorheen volgden medewerkers binnen Monuta een klassikale knoppentraining en werden ze ondersteund met PDF-handleidingen en video's die in SharePoint waren opgeslagen. Deze materialen konden ze dan bekijken om vervolgens zelf ermee te gaan oefenen in de live-applicatie.
Die werkwijze kostte veel tijd en bood weinig flexibiliteit. Het maken en onderhouden van PDF-handleidingen en video's is erg arbeidsintensief. Bovendien raken deze middelen ook snel verouderd en zijn ze lastig aan te passen, waardoor de vraag opkwam: “Kan dit niet anders?” Monuta ging op zoek naar een oplossing om instructies digitaal, toegankelijk en flexibel te maken én om medewerkers in dezelfde omgeving te laten leren en oefenen. Hierbij viel de keuze al snel op SelfGuide.
Voor de nieuwe polisadministratie ontwikkelde de Monuta Academie een volledig opleidingsprogramma waarin SelfGuide een centrale rol speelt. Alle betrokken medewerkers doorliepen hetzelfde proces.
“We begonnen met mindset-sessies om collega’s voor te bereiden op de veranderingen. Daarin gaven we al wat demo’s over hoe je de training gaat doen. In de tweede fase doorliepen zij de intuïtieve trainingsmodule van SelfGuide. Verdieping op het geleerde vond plaats tijdens groepsgesprekken en tot slot behandelden we nog typische workarounds die je bij een implementatie altijd hebt.”
Edward Boon, Senior Businesspartner Opleiding & Ontwikkeling
Monuta ervaart SelfGuide als toegankelijk, laagdrempelig en ‘hufterproof’: na één keer zien kan iedereen ermee werken. De tool maakt het mogelijk om snel praktische instructies en procesuitleg vast te leggen én die direct te koppelen aan de concrete stappen in de software. De ‘klassieke knoppentraining’, maar dan in een moderne, digitale vorm.
“Een belangrijk pluspunt is de eenvoud van het maken van instructies: opnemen, een paar keer klikken en de instructie staat klaar om te gebruiken of aan te passen.”
Mart Seubring, Expert Opleiding & Ontwikkeling
Ook is Monuta erg tevreden over de flexibele wijze waarop je trainingen kunt opzetten in SelfGuide. Nu zijn beheerders sneller en wendbaarder in het creëren, actualiseren en begrijpelijk maken van de instructiematerialen, in vergelijking met traditionele trainingsomgevingen. Hierbij is ook bewust nagedacht over de opbouw en lengte van de instructies, handleidingen en trainingen. Door deze kort en behapbaar te houden zijn ze niet alleen eenvoudiger om te consumeren, maar ook makkelijker te onderhouden.
De Monuta Academie heeft heel bewust het eigenaarschap van instructies belegd bij proceseigenaren en key-users in de lijn. Hierdoor zijn ze niet alleen verantwoordelijk voor de inhoud van de instructies, maar ook voor de feedback die zij ontvangen van gebruikers via de feedbackoptie in SelfGuide. Hierdoor bewaken zij niet alleen actief de kwaliteit van de instructie, maar blijft deze ook actueel. De Academie blijft wel verantwoordelijk voor de didactische kwaliteit van het instructiemateriaal en de structuur van de aangeboden trainingen in SelfGuide.
Gedurende de implementatiefase van SelfGuide zijn verschillende proceseigenaren en key-users meerdere keren door SelfGuide getraind in het gebruik van de oplossing. Zelf creëerde Monuta een interne ‘blauwdruk’ voor wat in een goede instructie moet staan. Deze combinatie van duidelijke rolverdeling, trainingen en continu verbeteren zorgt ervoor dat instructies aansluiten bij de praktijk en actueel blijven.
Naast de trainingen rondom de polisadministratiesoftware, wordt SelfGuide ook ingezet voor trainingen van het dossieradministratiesysteem voor uitvaartverzorgers en instructies die toelichting geven op verschillende bedrijfsprocessen. Voor de instructies rondom de polisadministratie loggen medewerkers direct in op SelfGuide, waar het instructiemateriaal overzichtelijk gegroepeerd staat per ‘skillgroep’ en iedereen snel de juiste instructies vindt.
Inmiddels heeft Monuta alle relevante medewerkers succesvol getraind in het nieuwe softwarepakket en zien ze dat collega’s het systeem begrijpen en zelfstandig met de nieuwe werkwijze uit de voeten kunnen. De trainingen in SelfGuide hielpen medewerkers bewuster te oefenen met de software, waardoor de overstap naar de nieuwe polisadministratie soepeler verliep.
"Het vereist wel even wat denkwerk aan de voorkant rondom de inrichting van de instructies en hoe je de training opzet in het systeem, maar als het eenmaal staat, werkt het heel makkelijk en snel."
Mart Seubring, Expert Opleiding & Ontwikkeling
Medewerkers moesten wel even wennen aan de nieuwe manier van leren, maar herkennen inmiddels de toegankelijkheid en intuïtieve opzet van de tool. Door de eigen regie over leerpaden sluit SelfGuide goed aan bij de visie van de Monuta Academie op leren.
Over de samenwerking is Monuta uitgesproken positief: de woorden “nuchter”, “no-nonsens,” “toegankelijk” en “flexibel” vallen nadrukkelijk. Tijdens de oriëntatie en implementatie kwam SelfGuide meerdere keren langs voor demo’s en meedenksessies. Ook nu is er regelmatig contact met de Customer Success Manager om te sparren over optimalisaties en nieuwe mogelijkheden.
De laagdrempelige bereikbaarheid en het meedenken vanuit de daadwerkelijke behoefte van Monuta worden gezien als belangrijke aspecten die de succesvolle samenwerking onderschrijven.
Nu de basis staat, wil Monuta samen met andere afdelingen kijken voor welke applicaties SelfGuide nog meer kan worden ingezet en wie daar het eigenaarschap over krijgt. De organisatie ziet mogelijkheden om SelfGuide als een olievlek verder te verspreiden binnen Monuta, zolang de balans tussen IT, Opleiding & Ontwikkeling en proceseigenaren goed geborgd blijft.
Aan organisaties die overwegen met SelfGuide aan de slag te gaan, geeft Monuta mee dat de kracht van SelfGuide in de eenvoud en toegankelijkheid ligt, gecombineerd met een intuïtieve manier van leren die medewerkers helpt om écht in de software te leren werken.
