woCom is een woningcorporatie gevestigd in het Brabantse Someren. Met de inzet van SelfGuide zorgen ze ervoor dat collega's kennis van digitale processen goed op orde hebben.
woCom is een woningcorporatie gevestigd in het Brabantse Someren en is in zes gemeenten actief: Asten, Cranendonck, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeeken en Someren. De ruim 8500 klanten van woCom zijn huishoudens die een woning huren of op zoek zijn naar een woning. Met de I&A afdeling als aanjager wil woCom ervoor zorgen dat haar 100 medewerkers kennis van digitale processen goed op orde hebben. Digitalisering staat namelijk hoog op de agenda.
De I&A afdeling van woCom houdt zich vooral bezig met informatietechnologie en functioneel beheer. Ze schenkt daarbij veel aandacht aan het menselijke aspect. Theo Gerritsen, procescoach I&A, geeft aan dat woCom sinds een aantal jaren wat procesgerichter is gaan werken en daarbij verantwoordelijkheden wat dichter bij medewerkers zijn komen te liggen in plaats van de leidinggevenden. Dit betekent dat alle medewerkers van woCom over de benodigde kennis moeten beschikken om digitale processen goed te kunnen doorlopen. Tonny van der Putten, applicatiebeheerder, beaamt dat:
“Met onze I&A afdeling moeten we ervoor zorgen dat onze medewerkers over zoveel mogelijk kennis beschikken van de softwareproducten die we gebruiken.”
Sinds woCom in 2016 ITRIS Viewpoint is gaan gebruiken als belangrijkste softwarepakket, zocht het team I&A naar een oplossing om kennis over het gebruik van de software eenvoudig vast te leggen en te delen. Er moest een alternatief komen voor het maken van handleidingen in Word-documenten.
De functioneel beheerders van woCom maakten veel gebruik van Word-documenten als middel om digitale kennis en processen in ViewPoint vast te leggen en te delen met medewerkers. De afdeling kwam echter al gauw tot de conclusie dat deze werkwijze (te)veel tijd in beslag nam, handleidingen weinig werden gelezen en dat ze al snel achterhaald waren doordat ze niet werden bijgehouden. Gerritsen en Van der Putten gingen daarom opzoek naar een oplossing.
Gerritsen maakte namens woCom kennis met SelfGuide en was direct geïnteresseerd. Ook Van der Putten was er snel van overtuigd dat SelfGuide een geschikte oplossing zou bieden:
“We waren vrijwel direct enthousiast. Eigenlijk doe je SelfGuide te kort door te zeggen dat het zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk is, maar juist daardoor is het platform heel krachtig.“
Beheerders van instructies kunnen met de recorder en editor snel instructies maken en eventueel later actualiseren. Ook het feit dat SelfGuide niet enkel gebonden is aan ViewPoint, maar in te zetten is voor alle applicaties binnen de organisatie trok woCom over de streep. Van der Putten ziet vooral de koppeling met het service managementsysteem TOPdesk als meerwaarde:
“De instructies van SelfGuide zijn eenvoudig te koppelen aan kennisitems in TOPdesk, waardoor we er makkelijk naar kunnen verwijzen bij het oplossen van meldingen.”
Inmiddels maakt woCom intensief gebruik vanSelfGuide en merkt men dat ook de gebruikers er de vruchten van plukken. Gerritsen en Van der Putten geven aan dat naast het enthousiast maken van functioneel beheerders om instructies te maken met SelfGuide het ook cruciaal is dat eindgebruikers ze daadwerkelijk in gaan zetten. Door de gebruiksvriendelijke werking van de tool is dat gelukkig het geval. Gebruikers kunnen instructies van SelfGuide stapsgewijs en in eigen tempo bekijken in de gebruikersvriendelijke viewer. Van der Putten geeft aan:
“Je ziet gewoon dat gebruikers er makkelijk mee werken. Zo’n instructie zegt meer dan duizend woorden. Ze zijn een verademing, want het toont ze hoe makkelijk handelingen eigenlijk kunnen zijn.”
Wanneer Van der Putten gevraagd wordt naar de toekomst van SelfGuide binnen woCom wordt meteen duidelijk dat de organisatie ambitieus is. Momenteel wordt SelfGuide enkel ingezet voor het maken en beschikbaar stellen van instructies voor ViewPoint. Dit jaar wordt het project ‘de moderne werkplek’ uitgerold, waarbij de digitale werkplek van alle medewerkers een upgrade krijgt.
"Ook in dat project zit een grote meerwaarde voor SelfGuide. Zo kunnen we aanvullende instructies maken voor het optimaal gebruiken van de nieuwe digitale werkplek”
aldus Van der Putten. Ze benadrukt dat er door softwareleveranciers vaak wel instructies worden meegegeven, maar dat medewerkers vaak juist moeite hebben met organisatiespecifieke handelingen.
“Het maken van een instructie met SelfGuide betaalt zich dan snel uit. Binnen een kwartiertje heb ik een instructie in elkaar gezet!”
Dit jaar is het voor woCom een belangrijk doel om zoveel mogelijk medewerkers actief gebruikte laten maken van SelfGuide. Voor Gerritsen is het borgen van kennis van ViewPoint onder medewerkers cruciaal. Van der Putten vult aan:
“Effectief gebruik van belangrijke applicaties als ViewPoint levert tijd, kwalitatief beter werken en nieuwe inzichten in de mogelijkheden van de applicatie op.”
Momenteel maken de meeste functioneel beheerders van woCom werkinstructies in SelfGuide. Ongeveer de helft van de medewerkers maakt gebruik van deze instructies. Door het enthousiasme van medewerkers, en niet alleen van de I&A afdeling, moet het gebruik van SelfGuide zich als een olievlek gaan verspreiden. Gerritsen vult aan:
“Juist door de laagdrempeligheid en het eenvoudige gebruik hebben wij er alle vertrouwen in dat we hierin slagen.”
WoCom heeft dus de ambitie om al haar medewerkers gebruik te laten maken van SelfGuide en nog voor lange tijd de voordelen te ervaren.
