Hoe Domijn met SelfGuide grip houdt op instructies, medewerkers ondersteunt én digitale zelfredzaamheid vergroot

Domijn is een woningcorporatie uit Enschede met ongeveer 280 medewerkers. De organisatie werkt dagelijks aan goede en betaalbaar wonen in Twente en speelt actief in op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. In dat speelveld zijn heldere processen, toegankelijke informatie en digitale vaardigheden cruciaal. Om medewerkers op een praktische manier te ondersteunen in hun werk, zet Domijn onder andere SelfGuide in: een tool waarmee werkinstructies snel en uniform gedeeld worden met collega’s.

Voordat SelfGuide werd geïntroduceerd, werkte Domijn met verschillende vormen van instructies: losse Word-documenten, PDF’s, screenshots en uitleg per e-mail. Dat zorgde voor versnippering, onduidelijkheid en soms zelfs frustratie. “Collega’s kregen op dezelfde vraag verschillende antwoorden of moesten zelf alles bij elkaar puzzelen,” vertelt Marloes Folsche, coördinator Informatisering &Automatisering. “We wilden af van dat gedoe en toe naar één centrale en herkenbare manier van instructies maken en delen.”

In 2022 startte Domijn met SelfGuide. De tool wordt ingezet om visuele, stap-voor-stapinstructies te maken die direct toepasbaar zijn in de praktijk. Of het nu gaat om een proces in Outlook, een aanvraag in het ERP-systeem of een stap in een intern portaal – met SelfGuide legt Domijn dit op één manier vast. “Het helpt ons om duidelijke, visuele uitleg vast te leggen op een uniforme manier, zodat iedereen dezelfde uitleg krijgt,” aldus Marloes.

SelfGuide is inmiddels niet meer weg te denken bij procesoptimalisatie, projectcommunicatie en interne ondersteuning. De tool wordt breed ingezet: niet alleen voor Microsoft 365-instructies, maar ook voor andere software, interne processen, onboarding van nieuwe medewerkers en wijzigingen in werkwijzen. Zo ondersteunt SelfGuide de digitale zelfredzaamheid van alle medewerkers, van pioniers tot collega’s die grip willen krijgen op de basis.

Een grootvoordeel van SelfGuide is dat medewerkers zelfstandig en op hun eigen tempokunnen leren. Voordat collega’s de servicedesk benaderen, zoeken ze nu eerst in SelfGuide naar een oplossing. Dit stimuleert eigenaarschap en vergroot het vertrouwen in eigen digitale vaardigheden. De instructies zijn visueel, uniformen altijd actueel, waardoor iedereen snel vindt wat hij zoekt – of het nu gaat om Outlook, SharePoint of het ERP-systeem.

“Collega’s kunnen leren op het moment dat het hen uitkomt”, vertelt Marloes. “En we horen op de werkvloer steeds vaker: ‘Heb je al in SelfGuide gekeken?’ Of: ‘Daar staatgewoon een instructie voor in SelfGuide.’ En dat is natuurlijk wat we willen.”

SelfGuide is niet alleen een naslagwerk; het stelt medewerkers ook in staat om eenvoudig zelf instructies te maken. Hierdoor is kennisdeling een gedeelde verantwoordelijkheid en kan iedereen bijdragen aan het up-to-date houden van de instructiebibliotheek. Dit voorkomt herhaalde vragen en zorgt voor consistente, toegankelijke informatie voor iedereen.

‍

Inmiddels is SelfGuide een vast onderdeel van de werkomgeving en wordt het standaard ingezet bij projecten en veranderingen. De impact is merkbaar: medewerkers zijn zelfstandiger, de druk op de servicedesk is verminderd en processen zijn duidelijker en efficiënter ingericht. Marloes: “We zien dat collega’s vertrouwen krijgen in hun eigen digitale vaardigheden.”

Nieuwe processen en applicaties worden standaard voorzien van een SelfGuide-instructie, en bestaande uitleg wordt waar nodig geüpdatet. “Het platform is laagdrempelig en gebruikersvriendelijk. En het opnemen en bewerken van instructies is helder, goed toepasbaar en intuïtief,” aldus Marloes.

Hoewel SelfGuide zelfstandig wordt ingezet, vormt het ook een waardevolle aanvulling op de praktijkgerichte trainingen die binnen Domijn worden verzorgd door ExplainiT. SelfGuide ondersteunt het praktijkgerichte trainingsaanbod dat Domijn samen met ExplainiT verzorgt. Deelnemers aan deze trainingen gebruiken SelfGuide als naslag en kunnen handelingen later in hun eigen tempo terugzien. “SelfGuide maakt leren herhaalbaar,” zegt Marloes. “Het biedt collega's de mogelijkheid om handelingen die ze in trainingen gezien hebben, later op hun eigen moment terug te zoeken en toe te passen in hun werk.” Zo wordt kennis niet alleen overgedragen, maar ook duurzaam geborgd binnen Domijn.

Wil jij ontdekken hoe SelfGuide jouw organisatie helpt om snel en effectief instructies te maken? Neem vandaag nog contact met ons op, we denken graag met je mee!