SelfGuide chat
Welkom bij SelfGuide!
Heb je een vraag? Stel deze dan aan een van onze collega's en meestal heb je binnen 24 uur antwoord.
Wil je meteen antwoord op je vraag? Kijk eens op onderstaande pagina's.
?
Waterschap Rijn en IJssel zorgt met 550 collega's voor veilig en schoon water in Oost-Gelderland, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe. Met SelfGuide biedt de organisatie collega's ondersteuning op de digitale werkplek, terwijl de beheerders achter die ondersteuning tegelijkertijd flink wat tijd besparen bij het maken en actueel houden ervan.
Vanuit het hoofdkantoor in Doetinchem is Waterschap Rijn en IJssel verantwoordelijk voor veilig en schoon water in een groot deel van de Achterhoek, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe. Met 550 collega's zorgt de organisatie voor taken als waterkwaliteit, waterveiligheid en het beheer van dijken en watergangen in de regio. Nick Verwaaij is bij Waterschap Rijn en IJssel actief als Trainer en Opleider Digitale Werkplek en vanuit die rol nauw betrokken bij hoe collega's begeleid en ondersteund worden bij het werken met digitale systemen.
Waterschap Rijn en IJssel werkt al jaren samen met IT-opleider ExplainiT. Als SelfGuide-partner bood ExplainiT de organisatie de mogelijkheid om collega's, naast de klassikale trainingen, ook direct op de werkplek te ondersteunen met SelfGuide. Nick Verwaaij, Trainer en Opleider Digitale Werkplek bij Waterschap Rijn en IJssel, legt uit waarom dit precies aansloot bij een bestaande behoefte:
“Wij willen collega’s optimaal ‘meenemen’ in en begeleiden bij veranderingen. Daarvoor zochten we een oplossing voor gebruikersondersteuning op de werkplek die wel gebruikt zou worden. De oplossing diende laagdrempelig en centraal beschikbaar te zijn.”
Binnen de organisatie leefde vooral de wens om korte, gebruiksvriendelijke instructies te hebben waarmee collega's snel verder konden in hun werk. Dat bleek voor Waterschap Rijn en IJssel het doorslaggevende voordeel ten opzichte van een volwaardige e-learningoplossing, waarvoor simpelweg te veel tijd nodig zou zijn geweest.
Binnen korte tijd was SelfGuide volledig ingericht met instructiemateriaal op maat voor de collega's van Waterschap Rijn en IJssel. Nick Verwaaij vertelt hoe snel de toegevoegde waarde voelbaar werd:
“We behaalden direct tijdwinst bij het maken, bewerken en actueel houden van de instructies. Daar hoor ik alleen maar positieve geluiden over. Verder was het voor collega's fijn dat instructies centraal op één plek staan opgeslagen in plaats van versnipperd over SharePoint, ons intranet, netwerkschijven en andere omgevingen.”
Een cruciaal element bleek hierbij het uniforme format waarin instructies in SelfGuide worden gemaakt. Dat format voorkomt dat collega's, zoals eerder in Word of PDF, allerlei overbodige plaatjes en lange lappen tekst toevoegen. Het resultaat: instructies die sneller klaar zijn, van hogere kwaliteit en prettiger in gebruik.
Dankzij het trainingstraject bij ExplainiT had een deel van de collega's van Waterschap Rijn en IJssel al kennisgemaakt met SelfGuide, waardoor er bij de start al de nodige basiskennis aanwezig was. Toch koos de organisatie ervoor om het reguliere implementatietraject voor een organisatiebrede uitrol te volgen. Nick Verwaaij legt uit waarom dat belangrijk was:
“We werden begeleid door een vast contactpersoon bij de implementatie. Vanuit de opgestelde ‘spelregels’ voor een succesvolle implementatie gingen we met een groep key-users vanuit onze organisatie en ons contactpersoon vanuit SelfGuide gezamenlijk aan de slag. Bij de implementatie ondervonden we geen complexiteit.”
Het enthousiasme binnen de organisatie was groot en dat leverde ook meteen concrete wensen op. Die feedback van gebruikers is voor SelfGuide een belangrijke input voor de roadmap, zodat het product blijft aansluiten op wat organisaties nodig hebben.
Op dit moment is de servicedesk de afdeling die het meest gebruikmaakt van SelfGuide binnen Waterschap Rijn en IJssel. Denk aan collega's met terugkerende vragen, projecten rond nieuwe applicaties en de installatie van nieuwe devices. Nick Verwaaij ervoer dit onlangs zelf aan den lijve:
“Nadat ik mijn nieuwe laptop ontving, kreeg ik een mail met alle benodigde informatie over o.a. de installatie. In de mail vind je dan de links naar de verschillende relevante instructies in SelfGuide. Zelf heb ik dat als prettig en duidelijk ervaren.”
Om de kwaliteit van instructies te waarborgen, is er een collega specifiek verantwoordelijk voor het beoordelen ervan. Voordat een instructie definitief beschikbaar komt voor alle collega's, wordt eerst gecontroleerd of deze aansluit bij het beleid rond onder meer taalgebruik.
Waterschap Rijn en IJssel is als organisatie volop in ontwikkeling, met onder meer de overgang naar nieuwe systemen voor HRM en Financiën. Bij de ingebruikname van deze systemen zal SelfGuide een belangrijke rol spelen. Nick Verwaaij werkt zelf inmiddels aan de opzet van een nieuwe academie:
“Ik ga zelf bezig met de WRIJ-academie (een soort Learning Management Systeem-LMS). Gezien de integratiemogelijkheden verwacht ik dat SelfGuide hierin een belangrijke plek gaat innemen. We zijn namelijk zeer tevreden over SelfGuide: het doet precies wat we willen dat het doet op een laagdrempelige en snelle wijze.”
Binnen Waterschap Rijn en IJssel is het 'Adoptiebureau' verantwoordelijk voor het meenemen van collega's in 'het nieuwe werken'. Alle organisatiebrede projecten komen hier langs, waarbij in samenwerking met de betrokken partijen steeds wordt beoordeeld of en hoe SelfGuide daarbij van toegevoegde waarde kan zijn.
