Hoe Bravis medewerkers voorziet van actuele instructies voor alle applicaties

Het Bravis ziekenhuis is een ziekenhuis in West-Brabant. Met hoofdlocaties in Bergen op Zoom en Roosendaal, vijf Bravispunten en een polikliniek in Etten-Leur leveren zij kwalitatief hoogwaardige zorg. Door kennis en kunde te bundelen legt de organisatie de nadruk op waar men zich graag op focust: samenwerken. Dit komt tot uiting in de samenwerking tussen het ziekenhuis, zorgverleners, zorgverzekeraars en patiënten. Tegenwoordig speelt het gebruik van applicaties een steeds belangrijkere rol binnen de diensten van het ziekenhuis, evenals de samenwerking tussen de verschillende persona’s. Voor het Bravis ziekenhuis is het daarom cruciaal om medewerkers te ondersteunen bij het gebruik van applicaties.

Het Bravis ziekenhuis is bezig met het vergroten van de digitale vaardigheden van haar medewerkers. Echter, de traditionele manier van creëren van instructiemateriaal blijft een tijdrovend proces. Carin Bolders, werkzaam als adviseur software implementaties, legt uit dat er verschillende obstakels waren waar ze tegenaan liepen tijdens het maken, delen en inzetten van instructiemateriaal binnen het Bravis ziekenhuis:

“Bij voorgaande software implementaties zijn medewerkers geschoold met zelfgemaakt instructiemateriaal in de vorm van Word-documenten met screenshots en begeleidende tekst. Dit was een tijdrovend proces. Nadat we de eerste keer de medewerkers geschoold hadden over de ingebruikname van ons nieuwe EPD, liepen we tegen verschillende problemen aan. We merkten dat het instructiemateriaal initieel enthousiast geschreven was, maar na enige tijd in de lades verdween. Mensen wisten niet meer dat het instructiemateriaal er was en de weerstand werd steeds groter om nieuw instructiemateriaal te gaan maken.”

Zo bleek dat bij het Bravis ziekenhuis dezelfde problemen zich voordoen als bij veel andere organisaties die actief zijn in de zorg. Vaak is er geen beschikking over actuele instructies om medewerkers digitaal vaardig te houden om op een correcte manier met (belangrijke)applicaties te werken. Daarnaast zijn instructies regelmatig decentraal opgeslagen, waardoor het voor veel medewerkers onduidelijk is of, en zo ja, waar instructies te vinden zijn.

Het eerste grote project binnen het Bravis ziekenhuis waarvoor SelfGuide werd ingezet was de implementatie van AFAS. Bij een succesvolle implementatie is het van belang dat medewerkers op een goede manier worden geïnstrueerd over hoe ze met de desbetreffende applicatie moeten werken. Katja Hop, Functioneel beheerder binnen het Bravis ziekenhuis, legt uit hoe het maken, delen en actualiseren van instructiemateriaal rondom AFAS plaats heeft gevonden:

“Tijdens de AFAS-implementatie hebben onze key-users instructies gemaakt met SelfGuide. Voorheen kostte het maken van instructiemateriaal twee weken, maar met SelfGuide werd dit tijdens het werken opgepakt, zonder er tijd voor te reserveren. Hierdoor hoefden we ons niet te focussen op het tijdrovende proces wat het maken van instructies voorheen was.”

Daarnaast vertelt Katja over de eenvoud van het actueel houden van instructiemateriaal:

“Toen we eenmaal met AFAS werkten, waren er ondertussen de nodige zaken veranderd binnen de applicatie. Door de eenvoud van SelfGuide waren we in staat om instructies heel makkelijk aan te passen en actueel te maken. Ik hoor mijn collega’s vaak zeggen dat ze ‘wel even snel een instructie in SelfGuide maken’ en ze vervolgens delen met iedereen.”

Carin en Katja benoemen beide ook het gebruiksvriendelijke format van de SelfGuide instructie. Binnen het Bravis ziekenhuis zijn er vrijwel geen vragen gekomen over de werking van SelfGuide en de gemaakte instructies. Bovenal merken ze dat het als zeer prettig ervaren wordt om als gebruiker precies te kunnen zien welke handelingen je moet uitvoeren binnen een instructie.

Bij het Bravis ziekenhuis wordt SelfGuide geleidelijk breder ingezet binnen de organisatie. Zo wordt er gekeken naar welke projecten in de (nabije) toekomst worden uitgevoerd, zodat SelfGuide in die situaties ter ondersteuning ingezet kan worden. Zo verspreid SelfGuide zich als een olievlek binnen de organisatie: het gebruik ervan startte binnen een kleine groepen is sindsdien blijven groeien. Carin benoemt bovendien dat collega’s die nog niet eens officieel geïntroduceerd waren met SelfGuide al met een positieve terugkoppeling kwamen over de inzet ervan binnen de organisatie. De concrete vervolgstap die nu wordt genomen door het Bravis ziekenhuis is het maken van plannen voor het creëren van instructiemateriaal binnen de servicedesk. De instructies van SelfGuide zullen primair worden ingezet voor het beantwoorden van de meest voorkomende vragen van eindgebruikers rondom het gebruik van applicaties.