Van proces naar praktijk: zo vergroten SelfGuide en Sensus de digitale zelfredzaamheid

Organisaties staan steeds vaker voor de uitdaging om hun dienstverlening en interne processen efficiënt én toekomstbestendig in te richten. Tegelijkertijd worden die processen complexer – door de integratie van verschillende systemen, hybride werken, veranderende klantverwachtingen en personeel dat wisselt of uitvalt. De afhankelijkheid van digitale systemen groeit, en daarmee ook de behoefte aan duidelijke, praktische ondersteuning. 

Medewerkers weten vaak wat ze moeten doen, maar niet goed hoe. Die kloof tussen proces en praktijk is precies wat de samenwerking tussen SelfGuide en Sensus helpt te overbruggen. Door procesinzicht slim te koppelen aan gebruikersondersteuning, vergroten we de digitale zelfredzaamheid. In dit artikel lichten we dit graag toe.

Van procesinzicht naar systeemondersteuning

Sensus BPM Online helpt organisaties om werkprocessenoverzichtelijk vast te leggen in begrijpelijke stappen. Dit noemen we procesmodellering: het visueel maken van wie wat doet, met welke hulpmiddelen, verantwoordelijkheden en risico’s. Organisaties gebruiken dit bijvoorbeeld om interne werkwijzen te verbeteren, audits voor te bereiden of veranderingen in systemen te begeleiden. Maar met alleen inzicht in het proces ben je er nog niet.

SelfGuide sluit daar naadloos op aan. Via slimme instructies(vaak zichtbaar als extensie in de browser) krijgen medewerkers precies op het juiste moment stap-voor-stap ondersteuning in de systemen waarin zij werken –bijvoorbeeld bij klantcontact, in zaaksystemen, onderhoudsmodules of documentbeheer.

Door beide oplossingen te combineren ontstaat er een doorlopende lijn van inzicht naar uitvoering: van het waarom en wat tot het hoe.

Wat levert dit in de praktijk op?

De combinatie van Sensus en SelfGuide biedt een volledig geïntegreerde oplossing voor verschillende organisaties. Van woningcorporaties en zorginstellingen tot gemeenten, onderwijsinstellingen en dienstverleners. Denk aan:

• Snelle onboarding van nieuwe medewerkers.
  Instructies zijn direct beschikbaar in het systeem. Training en inwerken worden eenvoudiger en consistenter.
• Minder fouten, minder vragen.
  Medewerkers kunnen zelfstandig taken uitvoeren volgens vastgestelde processen, zonder steeds hulp te vragen. Procesbeschrijvingen en werkinstructies zijn te slotte met elkaar verbonden.
• Consistente werkwijze.
  Ongeacht team, locatie of functieniveau: processen worden uniform uitgevoerd, wat ook bijdraagt aan compliance. Ondersteuning vindt plaats binnen de context van het systeem waarin gewerkt wordt.
• Lage druk op functioneel beheer of support.
  De meeste vragen worden al beantwoord vóórdat ze gesteld worden.
• Meer grip op kwaliteit en kennis.
  Informatie is altijd actueel en centraal beschikbaar, ook bij verloop van personeel.
• Efficiënt en slim.
  Instructies verschijnen automatisch in beeld dankzij een slimme extensie (o.a. voor chrome).

Toepassingen in de praktijk: verschillende sectoren, vergelijkbare uitdagingen

Of het nu gaat om het digitaliseren van patiëntendossiers inde zorg, de implementatie van een nieuw zaaksysteem bij een overheidsorganisatie, of het verbeteren van digitale vaardigheden binnen het onderwijs – elke sector heeft zijn eigen vraagstukken rondom procesinrichtingen uitvoering. In veel gevallen is het niet alleen de techniek die bepalend is voor succes, maar juist de manier waarop mensen ondersteund worden in hun werk. Door processen helder te modelleren en direct te koppelen aan gebruikersondersteuning, ontstaat er meer grip op de uitvoering én ruimte voor continue verbetering.

Een mooi voorbeeld hiervan is woningcorporatie Portaal, waar procesmanagement en gebruiksinstructies samenkomen in de dagelijkse praktijk.

👉 Lees hier het klantverhaal van Portaal: Goed procesmanagement is een randvoorwaarde voor goede dienstverlening.

Van losse tools naar een strategische keuze

De koppeling tussen SelfGuide en Sensus is geen puur technische integratie. Het is een strategische stap richting een meer lerende, wendbare organisatie, waarin medewerkers zelfstandig kunnen handelen, kennisminder persoonsafhankelijk is en processen écht worden gevolgd.

Meer weten?

Neem contact met ons op en we laten je zien hoe jouw organistie collega's effectiever kan ondersteunen met procesgerichte instructies.