Waarom ‘vraag het je collega’ geen ideale strategie is

Je kent het wel: je bent druk bezig, loopt vast in een applicatie en de verleiding is groot om je collega, die het precies weet, even aan te spreken. Maar wat als dezelfde vraag drie keer per dag bij hem terechtkomt? Dit kost niet alleen tijd, maar leidt ook tot onderbrekingen en mogelijk frustratie bij je collega. Collegiale hulp is waardevol, maar het ‘vraag het je collega’-principe is zelden een duurzame strategie voor een efficiënte werkomgeving.

Wat dan wel? In dit blog lees je waarom het zo belangrijk is om kennis niet versnipperd te laten, maar te structureren en centraal toegankelijk te maken. Zo vinden collega’s zelf snel de juiste informatie, zonder onnodig afhankelijk te zijn van anderen.  

De verborgen kosten van ongestructureerde hulpvragen

Spontane hulpvragen lijken onschuldig, maar juist daar schuilt de pijn. Een korte onderbreking haalt iemand compleet uit zijn werkflow; hij moet zijn focus verleggen en daarna weer opnieuw opstarten. Onderzoek toont aan dat zelfs kleine verstoringen kunnen leiden tot productiviteitsverlies en langere ‘hersteltijd’ om weer in de optimale concentratie te komen. Vooral in organisaties waar kennis niet centraal geborgd is, worden medewerkers expert in ‘het elkaar uit de brand helpen’. Dat is sympathiek, maar allesbehalve efficiënt.​

In sectoren als woningcorporaties, zorg en dienstverlening wordt het digitale werklandschap steeds uitgebreider. Het aantal applicaties, regels en processen groeit snel. Nieuwe collega's hebben daardoor een steilere leercurve en vragen vaker hulp. Maar ook ervaren krachten stellen regelmatig dezelfde vragen over updates, uitzonderingen of procesdetails. Dit zorgt voor een ‘vraag-cirkel’ die zelden wordt doorbroken.  

Waarom blijft dit patroon sluimeren?

• Gebrek aan centrale kennisbron: Er is vaak wel ergens een handleiding, maar die is moeilijk vindbaar, niet toegankelijk vanaf de werkplek of niet actueel.

• Informatie versnipperd: Kennis zit vaak verspreid in een shared omgeving zoals SharePoint, deels in mailboxen, maar ook in hoofden van zelfbenoemde experts.

• Drukte en tijdsdruk: Bij veel organisaties zijn collega’s zo druk dat snelle mondelinge overdracht een automatisme wordt.

• Geen duidelijke structuur voor instructiemateriaal: Nadere uitleg ontbreekt of is te complex, waardoor medewerkers kiezen voor de 'kortste route’, namelijk de collega naast zich.

Het gevolg: medewerkers blijven afhankelijk van elkaar en de kans op fouten neemt toe. Niemand heeft grip op wie wat weet, laat staan dat deze kennis actueel blijft. Uiteindelijk betaalt de organisatie dubbel: in verloren tijd én gemiste kansen voor verbetering.​

Van informele kennis naar structurele borging

Hoe kun je deze cirkel doorbreken en zorgen voor een verbeterde manier van kennisdeling? De sleutel ligt in het maken van eenvoudige, digitale instructies die je beschikbaar maakt in een centrale, digitale kennisbank. Cruciaal is dat deze instructies direct toegankelijk zijn op het moment dat de medewerker ze nodig heeft, bijvoorbeeld geïntegreerd binnen de gebruikte applicaties.

Door digitale instructies actief te integreren binnen de werkplek, kunnen organisaties het aantal repeterende vragen met wel 80% verminderen. Dit leidt ertoe dat medewerkers sneller antwoorden vinden, minder collega’s hoeven te onderbreken en daardoor hun productiviteit verhogen.

De voordelen hiervan zijn groot. Omdat instructies makkelijk te vinden en direct en toepasbaar zijn, besparen medewerkers tijd, ontstaan er minder onderbrekingen en wordt werk op een consistente manier uitgevoerd. Ook neemt de frustratie af, omdat zoeken naar informatie of wachten op een expert tot het verleden behoort. Nieuwe medewerkers vinden sneller de informatie die ze nodig hebben, waardoor ze sneller ingewerkt zijn en minder afhankelijk worden. Tegelijkertijd worden ervaren collega’s minder belast met het beantwoorden van herhaalde vragen. Dit zorgt voor meer ruimte om zich te concentreren op de kerntaken, wat het werkplezier en de efficiëntie op de werkvloer aanzienlijk verhoogt.

Stapsgewijs en eenvoudig naar soepele kennisdeling

Wil je dit in jouw organisatie verbeteren? Begin dan bij deze acties:

• Inventariseer de meest gestelde vragen: Welke vragen rondom applicaties en systemen komen structureel terug? Dit vormt de basis van je kennisbank.

• Maak digitale instructies op maat: Houd ze kort, praktisch en stap-voor-stap, zodat ze voor iedereen te volgen zijn.

• Integreer kennisdeling in bestaande systemen: Zorg dat de instructies vindbaar zijn in de applicaties waar medewerkers werken.

• Stimuleer feedback: Laat medewerkers eenvoudig aangeven of instructies duidelijk zijn, zodat je ze continu kunt aanscherpen.

• Blijf updaten en communiceren: Iedere wijziging in processen direct verwerken in je instructiemateriaal voorkomt ‘oude’ vragen.

Veel organisaties, van gemeenten tot zorginstellingen, hebben al ervaren dat de stap naar digitale instructies een wereld van verschil maakt. Minder fouten, minder stress en meer tijd voor échte prioriteiten.  

Klaar om die eindeloze stroom van 'snelle vragen' te doorbreken?

Bij SelfGuide geloven we in kennisdeling die écht werkt: concreet, actueel en binnen handbereik. Wie hierin investeert, merkt direct verbeteringen in productiviteit, werkplezier en kwaliteit. Wil je weten wat SelfGuide voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op. Samen zorgen we dat kennis duurzaam en efficiënt beschikbaar is, zodat iedereen precies op het juiste moment het antwoord vindt waar hij of zij naar op zoek is.