Zorggroep Almere biedt met haar medewerkers en vrijwilligers eerstelijnszorg. Met de inzet van SelfGuide maken ze gemakkelijk en snel instructies om ze optimaal te laten werken met applicaties.
Zorggroep Almere biedt met haar 2200 medewerkers en enkele honderden vrijwilligers eerstelijns zorg in gezondheidscentra, op de huisartsenpost en in thuissituaties. Dit doet de organisatie voor alle fasen van het mensenleven. Het wordt cruciaal geacht dat medewerkers van verschillende disciplines beschikken over de vereiste digitale vaardigheden en zelfredzaamheid om de ruim 60 applicaties, waarvan 15 kernapplicaties, optimaal te gebruiken. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor instructies.
Binnen Zorggroep Almere heerst bewustzijn over het belang van de ondersteuning voor eindgebruikers bij het gebruik van applicaties. Mieke Hoogeveen, Specialist Automatisering en SelfGuide Editor, legt uit dat men als organisatie wil profiteren van de kansen die de digitale transformatie met zich meebrengt:
“We maken gebruik van ruim 60 applicaties, waarvan er 15 écht belangrijk zijn. Het is van groot belang dat deze goed gebruikt worden. Waarom? Omdat onze medewerkers hun werk dan zowel efficiënter als beter uit kunnen voeren.”
Applicaties wijzigen tegenwoordig sneller dan ooit, waardoor instructies vaker geüpdatet moeten worden. Aan de beheerders ervan de taak om deze actueel te houden, zodat eindgebruikers van Zorggroep Almere succesvol gebruik maken van de beschikbare applicaties.
Het maken, onderhouden en beschikbaarstellen van instructies verliep voorafgaand aan het gebruik van SelfGuide niet goed. Mieke Hoogeveen geeft hierop een toelichting:
“We maakten instructies in TOPdesk, maar dat kostte ontzettend veel tijd bij zowel het maken als onderhouden. Daarnaast zag het er ook nog eens niet zo mooi uit en hadden we moeite om de juiste instructies bij de juiste eindgebruiker te krijgen. We zochten iets wat specifiek ontwikkeld was voor het maken, onderhouden en delen van instructies. Bij SelfGuide waren we meteen enthousiast.”
De keuze voor SelfGuide werd gemaakt om de volgende redenen: de recorder voor het razendsnel maken en actualiseren van instructies, de editor voor het bewerken van instructies, het duidelijke format van de instructies en de centrale plek waar alle instructies te vinden zijn.
Mieke Hoogeveen is als Specialist Automatisering bezig met werkplekbeheer, serverbeheer en gebruikersondersteuning. Een onderdeel hiervan is het maken van instructies. Mieke legt uit hoe er tegen de belangrijke rol van instructies wordt aangekeken:
“Het is voor ons heel belangrijk dat collega’s zichzelf kunnen redden. Als er instructies beschikbaar zijn, dan hoeven ze niet de supportdesk te bellen of een collega om hulp te vragen. Het scheelt zowel de supportdesk als henzelf tijd. Daarnaast ontwikkelen collega’s hun zelfredzaamheid en digitale vaardigheden bij het toepassen van instructies. Daarom maken we heel veel instructies.”
Om de kwaliteit van instructies te bevorderen zijn er afspraken gemaakt met de 10 editors (beheerders van instructies) binnen de organisatie. De taakbalk dient bijvoorbeeld altijd uit beeld te zijn. Ook dienen zaken als bookmarks verborgen te zijn, zodat de eindgebruiker een zo duidelijk mogelijk beeld heeft. Om eindgebruikers zo snel mogelijk naar de juiste instructie te leiden, worden instructies die niet van belang zijn afgeschermd middels de functionaliteit content channels.
“Eindgebruikers zijn heel enthousiast over het feit dat de instructies heel duidelijk zijn en daardoor erg toepasbaar in de praktijk. Dat is wel een essentieel verschil met de instructies die we eerder in TOPdesk maakten. Uiteindelijk draait het maken van instructies er wel om dat eindgebruikers ze begrijpen en daadwerkelijk gaan gebruiken.”
Binnen SelfGuide is het mogelijk om meerdere instructies te combineren tot een handleiding. Bij een handleiding kun je meer uitleg geven en volledig beschrijven hoe bijvoorbeeld een applicatie gebruikt dient te worden. Mieke Hoogeveen legt uit dat handleidingen van grote waarde zijn voor Zorggroep Almere:
“Een voorbeeld van een handleiding is het eerste gebruik van een nieuwe pc of laptop. O.a. het installeren van een printer is een onderdeel. Deze handleiding gebruiken we zowel bij bestaande als nieuwe medewerkers. Door het gebruik van de handleiding zijn medewerkers snel volledig aan het werk.”
In de toekomst staat op de planning om ook oefeningen te gaan gebruiken, waarbij eindgebruikers een instructie zelfstandig kunnen oefenen in SelfGuide.
In de komende jaren verwacht Mieke Hoogeveen dat het gebruik van SelfGuide geïntensiveerd zal worden. Een belangrijk onderdeel daarvan is het standaard instructiemateriaal met 2.000 kant-en-klare instructies voor verschillende Microsoft/Office 365 applicaties, die door de specialistische trainingspartner van SelfGuide gecreëerd zijn.
“Op dit moment hebben we het standaard instructiemateriaal van Microsoft/Office 365 wel in onze SelfGuide omgeving geïmporteerd, maar hebben we nog niet de tijd gehad om dit te benutten. Het is wat ons betreft een mooie aanvulling op de instructies die we zelf voor Microsoft/Office365 maken.”
De meeste instructies worden op dit moment gemaakt voor Microsoft/Office 365, Monaco, ONS, Zenya en Medimo. Echter is de verwachting dat het aantal applicaties waarvoor er instructies in SelfGuide zijn flink zal toenemen in de nabije toekomst.
