Hoe realiseer je een succesvolle digitale onboarding?

Het belang van een goede onboarding voor nieuwe medewerkers om te leren werken met digitale werkplek en bijbehorende applicaties kan niet genoeg worden benadrukt. Een goed onboardingprogramma helpt nieuwe medewerkers namelijk om snel productief te worden, zich betrokken te voelen bij de organisatie en vermindert de kans op fouten. Veel organisaties erkennen dit belang, maar toch schieten veel onboardingprogramma's tekort en voldoen ze vaak niet aan de behoeften van nieuwe medewerkers. In deze blog benadrukken we het belang van een succesvolle onboarding en bespreken we hoe je een effectieve aanpak kunt realiseren die naadloos aansluit bij zowel de behoeften van de organisatie als die van nieuwe medewerkers.

Standaard digitale onboardingprogramma's schieten vaak tekort 

Veel standaard digitale onboardingprogramma's sluiten niet goed aan bij de behoeften van nieuwe werknemers, waardoor zij moeite hebben met het zich eigen maken van digitale processen en softwareapplicaties. Vaak is de informatie die ze krijgen te generiek of te algemeen voor de rol van de medewerker. Dit leidt onnodig tot verwarring en een tragere start, met als mogelijk gevolg dat nieuwe medewerkers niet snel productief zijn en/of een moeizame en frustrerende eerste periode bij hun nieuwe werkgever ervaren. Voor zowel de werkgever als de werknemer is dit natuurlijk geen ideale situatie.

Uitdagingen van digitale onboarding 

Het realiseren van een succesvolle digitale onboarding is echter niet eenvoudig en brengt verschillende uitdagingen met zich mee. We noemen er een paar:

• De aanwezigheid van veel verschillende tools en applicaties: Veel organisaties maken gebruik van een breed scala aan digitale tools en applicaties, elk met hun eigen functies en interfaces. Het is een uitdaging om instructies te creëren die alle benodigde tools en applicaties dekken op een manier die voor alle medewerkers begrijpelijk is.
• Tijdsinvestering: Het ontwikkelen van uitgebreide en effectieve onboarding kost tijd en middelen. Dit kan een aanzienlijke investering betekenen voor een organisatie, zowel in termen van personeel als financiële middelen.
• Continu onderhoud: Naast de initiële ontwikkeling van een onboardingprogramma, is doorlopend onderhoud en bijwerking van het materiaal nodig om ervoor te zorgen dat het relevant blijft. Dit vereist een voortdurende toewijding van middelen.

Software instructies als basis voor digitale onboarding

Om deze uitdagingen te overwinnen, is het dus belangrijk om een digitale onboarding te realiseren die niet onnodig veel tijd kost om te ontwikkelen, inhoudelijk de lading dekt, maar ook flexibel en adaptief is. Dat klinkt als een grote uitdaging, maar een tool voor het maken van software instructies kan hierbij uitkomst bieden. Het maken van software instructies voor onboarding heeft de volgende voordelen:

• Tijdsbesparing en efficiëntie: Een nieuwe medewerker moet leren hoe het CRM-systeem van het bedrijf gebruikt moet worden. Met gedetailleerde video-instructies kan de medewerker zelfstandig leren hoe klantgegevens ingevoerd en rapportages gegenereerd worden. Dit vermindert de noodzaak voor een mentor of trainer en versnelt het leerproces.
• Gemakkelijke toegang tot kennis: Medewerkers hebben op elk moment toegang tot instructiemateriaal op bestaande plekken binnen de organisatie. Dit is handig voor directe ondersteuning, bijvoorbeeld wanneer een medewerker op het punt staat een nieuwe taak uit te voeren en snel wil opzoeken hoe een specifieke functie werkt.
• Snellere integratie in de werkomgeving: Met duidelijke en overzichtelijke instructies kunnen nieuwe medewerkers sneller zelfstandig werken en bijdragen aan het team. Bijvoorbeeld, een nieuwe projectmanager kan met behulp van een gedetailleerde onboarding tool snel leren hoe de projectmanagement software gebruikt kan worden om projecten te plannen, te volgen en te rapporteren.

SelfGuide voor het maken van software instructies

Met SelfGuide kunnen organisaties eenvoudig en snel software-instructies, handleidingen en trainingsmateriaal maken en bijwerken. De tool biedt een intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier om stapsgewijze instructies op te nemen, te bewerken en te delen. Hierdoor kunnen nieuwe medewerkers sneller zelfstandig werken en zich de benodigde software eigen maken. SelfGuide ondersteunt een uniforme aanpak voor alle applicaties, waardoor de consistentie in training verbetert en de adoptie van nieuwe software versnelt.

Wil je meer weten over hoe de instructies van SelfGuide bijdragen aan de onboarding van nieuwe collega's? Bekijk dan deze pagina.