SelfGuide chat
Welkom bij SelfGuide!
Heb je een vraag? Stel deze dan aan een van onze collega's en meestal heb je binnen 24 uur antwoord.
Wil je meteen antwoord op je vraag? Kijk eens op onderstaande pagina's.
?
Gemeenten hebben te maken met een arbeidsmarkt die voortdurend in beweging is. Nieuwe collega’s starten, medewerkers stromenintern door of verlaten de organisatie. Dat hoort erbij, maar het brengt ook risico’s met zich mee: kennisverlies, vertraging in de dienstverlening en afhankelijkheid van externe inhuur.
De Personeelsmonitor 2024 van A&O fonds Gemeenten biedt inzicht in deze bewegingen - én legt daarmee de vinger op de zere plek. Want hoe zorg je er als gemeente voor dat de organisatie doordraait en kennisbehouden blijft, ongeacht wie er komt of gaat? In dit artikel duiken we in de cijfers, schetsen we de uitdagingen en laten we zien hoe SelfGuide gemeenten helpt grip te houden op kennis en processen en zo de organisatie continuïteit borgt.
In 2024 lag het instroompercentage bij gemeenten op 16%. Dat is een lichte daling ten opzichte van 2023 18,3%. Wat opvalt, is dat kleinere gemeenten relatief meer nieuwe medewerkers verwelkomden dan grote gemeenten. Tegelijkertijd blijft deinstroom van jonge medewerkers toenemen: het aandeel jongeren onder de 35 jaar groeide opnieuw, wat kansen biedt voor verjonging en vernieuwing.
Om deze kans te benutten, helpt een effectieve onboarding zodat nieuwe collega’s om snel vertrouwd te raken met de organisatie, processen en systemen. In de praktijk blijkt dat deze fase vaak versnipperd is ingericht. Nieuwe medewerkers zijn daardoor afhankelijk van collega’s of zoeken zelf hun weg via verschillende bronnen. Dat kost tijd, remt de productiviteit en leidt tot veel terugkerende vragen bij helpdesks.
Door tijdens de onboardingsfase al te voorzien in toegankelijke, taakgerichte instructies, kunnen gemeenten de zelfstandigheid van nieuwe medewerkers versnellen. SelfGuide ondersteunt dit proces doorwerkinstructies overzichtelijk, procesgericht en direct toepasbaar aan te bieden. Dit verlaagt de druk op interne ondersteuning en helpt nieuwe collega’s om sneller effectief mee te draaien.
Ook in 2024 blijft interne doorstroom een belangrijk kenmerk binnen gemeenten: maar liefst 9,3% veranderde van functie, team of afdeling. Vaak gaat het om medewerkers die doorgroeien, maar ook reorganisaties en taakverschuivingen spelen een rol.
Deze doorstroom is natuurlijk positief en wenselijk, maar brengt ook risico’s met zich mee. Want: wat gebeurt er met de kennis en ervaring die iemand meeneemt uit de vorige functie? Vaak is deze overdracht nog ad hoc - via een kort overleg, een los document of mondelinge toelichting. Daardoor verdwijnt waardevolle context of informatie en moet de opvolger zelf opnieuw uitzoeken hoe processen, systemen of werkafspraken precies in elkaar zitten.
Een structurele aanpak van kennisoverdracht voorkomt dat belangrijke informatie tussen wal en schip valt. Door werkinstructies en procesinformatie centraal en duidelijk vast te leggen -bijvoorbeeld per taak of applicatie - ondersteunen gemeenten interne mobiliteit zónder kwaliteitsverlies. Dat maakt het voor medewerkers makkelijker om nieuweverantwoordelijkheden over te nemen en zorgt voor continuïteit in de uitvoering.
In 2024 lag de uitstroom bij gemeenten op gemiddeld 8,9%. Hoewel dat iets lager is dan in 2023, verlaat jaarlijks nog steeds bijna één op de tien medewerkers de organisatie. Vooral het aandeel 65-plussers stijgt, mede doordat meer mensen gebruikmaken van de Regeling Vervroegd Uittreden (RVU). Tegelijkertijd verliet 53% van de medewerkers de organisatie omdat ze toe zijn aan een nieuwe uitdaging of betere arbeidsvoorwaarden.
Wanneerervaren medewerkers vertrekken, verdwijnt vaak ook hun kennis van systemen, processen en lokale werkwijzen. Zonder duidelijke afspraken over kennisoverdracht verdwijnt die kennis makkelijk uit de organisatie. In de praktijk is er bij vertrek vaak weinig tijd voor een goede overdracht. Soms wordt er nog snel iets op papier gezet, maar dat is zelden voldoende. De opvolger moet het dan opnieuw uitzoeken, wat leidt tot vertraging, fouten of inconsistentie in de uitvoering.
Juist daarom is het belangrijk om niet pas bij vertrek te starten met kennisborging, maar hier structureel op in te zetten. Door kritieke processen en taken vast te leggen in toegankelijke instructies, blijft kennis behouden voor de organisatie - ook als degene die ermee werkte al vertrokken is. Zo zorg je ervoor dat het vertrek van één medewerker niet leidt tot verlies van kwaliteit of continuïteit.
In 2024 besteedden gemeenten gemiddeld 17,5% van hun loonsom aan externe inhuur – een lichte daling ten opzichte van 2023 (18,1%). Tegelijkertijd nam het aantal gemeenten met actief beleid om externe inhuur te beperken toe van 50% naar 57%.Dat lijkt samen te hangen met de opheffing van het handhavingsmoratorium van de Wet DBA: veel gemeenten kozen ervoor om tijdelijke contracten aan te bieden of flexibele functies om te zetten in vaste aanstellingen.
Toch blijft externe inhuur onmisbaar, bijvoorbeeld bij piekbelasting of als specifieke expertise tijdelijk nodig is. Het is dan belangrijk om niet alleen naar capaciteit te kijken, maar ook naar kennisborging. Als externen langdurig operationele taken vervullen, is het van belang dat hun kennis overdraagbaar is – zeker wanneer zij vertrekken.
Door werkinstructies en procesinformatie goed vast teleggen, kunnen externen sneller effectief meedraaien en wordt de organisatie wendbaarder. Door kennis laagdrempelig en toegankelijk te maken, verkort je de inwerktijd - en wordt externe inzet doelmatiger benut. Zo draagt kennisborging niet alleen bij aan interne continuïteit, maar ook aan de efficiëntie van tijdelijke ondersteuning.
Een bijkomend voordeel van structurele kennisdeling is dat het aantal supportvragen aanzienlijk afneemt. Medewerkers die zelfstandig toegang hebben tot duidelijke instructies en antwoorden op veelvoorkomende vragen, nemen minder vaak contact op met de helpdesk of collega's. Dat scheelt niet alleen tijd, maar vermindert ook de druk op ondersteunende afdelingen zoals I&A of functioneel beheer. Steeds meer gemeenten zetten daarom in op het ontsluiten van kennis via slimme tooling — zodat gebruikersproblemen sneller en vaak zelfstandig, opgelost worden.
De cijfers uit de Personeelsmonitor laten zien: de gemeentelijke arbeidsmarkt blijft onder druk staan door vergrijzing, blijvende krapte en toenemende werkdruk. Maar dan impact ervan is wél te beperken. Juist in een continu veranderende arbeidsmarkt is het belangrijk om kennis niet aan individuen te koppelen, maar aan de organisatie als geheel.
Dat vraagt om een structurele aanpak van kennisborging. Niet alleen bij vertrek of overdracht, maar gedurende iedere fase. Denk aan het toegankelijk vastleggen van werkinstructies, processtappen en applicatiegebruik, en het beschikbaar maken daarvan voor iedere collega die ermee werkt. Zo zorg je voor een toekomstbestendige organisatie, waarin kennis altijd beschikbaar blijft.
Ga naar selfguide.com/gemeenten voor meer informatie en praktijkvoorbeelden. Zo ontstaat een kennisstructuur die meebeweegt met jouw organisatie, in plaats van dat je telkens achter de feiten aanloopt.
